Opgaveforløb i Dynamics 365: Optimer Din Mobiloplevelse

I Microsoft Dynamics 365 har vi to typer af forretningsprocesforløb til rådighed: de "klassiske" forretningsprocesforløb, vi har kendt i et stykke tid, og det noget nyere koncept med opgaveforløb. Opgaveforløb bruges primært inden for mobilklienten og adskiller sig markant fra de klassiske forretningsforløb. Denne artikel vil gennemgå, hvordan opgaveforløb fungerer, og hvordan de kan sammenlignes med de mere traditionelle forretningsprocesforløb, og ikke mindst, hvordan du selv kan skabe dem for at forbedre din virksomheds mobile arbejdsgange.

Opgaveforløb har et andet fokus end de klassiske forretningsprocesforløb. Hvor forretningsprocesforløb ofte er designet til at styre store, virksomhedsdækkende processer med faste trin, er opgaveforløb derimod rettet mod at hjælpe brugere med at fuldføre mindre, specifikke mål. Disse mål kan være unikke for den enkelte brugers personlige interaktioner med en kunde eller en bestemt opgave, der ikke nødvendigvis er en del af en større, standardiseret virksomhedsproces. De er skabt til at guide mobile brugere gennem specifikke handlinger, hvilket gør dem utroligt fleksible og brugervenlige i et dynamisk mobilt miljø.

Opgaveforløb vs. Klassiske Forretningsprocesforløb: En Sammenligning

Opgaveforløb tilbyder guidede processer til mobile brugere, og de adskiller sig fra andre forretningsprocesser på flere væsentlige måder. For at give et klart overblik, lad os se på de primære forskelle:

Det er vigtigt at bemærke, at før Dynamics 365 eksisterede opgaveforløb, men de var i preview-tilstand. Dette betød, at de ikke kunne inkluderes i løsninger og ikke var rollebasserede. Opgaveforløb er nu en del af kerneapplikationen, og du kan inkludere dem i løsninger og aktivere dem for specifikke roller, hvilket gør dem til et fuldgyldigt og robust værktøj i din Dynamics 365-implementering.

Sådan Bruger Du Opgaveforløb i Praksis

Før vi dykker ned i, hvordan man konfigurerer opgaveforløb, lad os se et i aktion. Dynamics 365 leveres med et par eksempler på opgaveforløb, hvoraf et kaldes "Efter møde". En almindelig opgave for en mobil bruger vil være at oprette eller opdatere detaljer om møder, når de finder sted. Dette opgaveforløb er et glimrende eksempel på, hvordan et simpelt, guidet forløb kan spare tid og sikre datakvalitet.

Forestil dig, at du lige har afsluttet et kundemøde. I din Dynamics 365 mobilklient kan du nemt finde og starte et opgaveforløb. Ofte vil du se et ikon for opgaveforløb, som viser dig de tilgængelige forløb. Brugere kan også vælge et eller to opgaveforløb direkte fra det nye "Mit Arbejdsområde" i mobilklienten, hvilket giver hurtig adgang til de mest relevante processer for deres daglige arbejde. Du kan for eksempel vælge "Efter møde" eller "Opdater kontaktperson", alt efter hvad der er mest relevant lige nu.

Brugerne kan selv bestemme, hvilke to opgaveforløb der skal vises her, direkte fra indstillingerne for deres mobilapp. Dette giver en personlig og effektiv brugeroplevelse, da de vigtigste opgaver altid er lige ved hånden.

Når du har valgt f.eks. "Efter møde", åbnes et panel på højre side af skærmen for opgaveforløbets primære entitet, i dette eksempel en aftale. Her kan du vælge en eksisterende aftale eller bruge "+"-ikonet til at oprette en ny. Denne strømlining af processen minimerer antallet af klik og navigation, hvilket er afgørende for mobile brugere.

I højre panel får brugeren derefter en nyttig dialogboks, hvor de kan registrere mødedetaljerne. Læg mærke til, hvordan felterne er logisk grupperet under overskrifter som Resumé, Deltagere og Noter. Dette intuitive design gør det nemt at indtaste information hurtigt og præcist. Du vil også bemærke knappen "Næste" nederst på skærmen, som guider dig videre i forløbet.

I dette eksempel vil et klik på "Næste" udføre forskellige handlinger afhængigt af det specifikke møde. Hvis mødet handlede om en konto, vil brugeren bekræfte kontodetaljerne. Men hvis det handlede om en salgsmulighed, ville den næste mulighed give dem mulighed for at opdatere den relaterede salgsmulighed. Denne betingede forgrening er et glimrende eksempel på opgaveforløbets fleksibilitet og evne til at tilpasse sig forskellige scenarier. Hvis din aftale for eksempel handler om en konto, vil et klik på næste give dig en skærm, hvor du kan bekræfte eller opdatere kontoens detaljer. Du kan derefter afslutte opgaveforløbet ved at vælge "Udført", eller du kan bruge tilbageknappen for at vende tilbage til aftalen for at foretage yderligere redigeringer. Hele processen er designet til at være gnidningsfri og effektiv.

Oprettelse og Konfiguration af Opgaveforløb

Opgaveforløb vedligeholdes i procesområdet under indstillinger i Dynamics 365, ligesom klassiske forretningsprocesforløb. Både opgaveforløb og forretningsprocesforløb har den samme kategori "forretningsprocesforløb". Uden for boksen er det måske ikke umiddelbart indlysende, hvilke der er hvilke. Dette løses simpelthen ved at oprette en personlig visning, der inkluderer en ekstra kolonne kaldet "Forretningsprocesstype". Dette gør det nemt at skelne mellem de to typer og administrere dem effektivt.

For at oprette et opgaveforløb skal du først sikre dig, at den primære entitet, du vil arbejde med, er aktiveret for forretningsprocesforløb og tilgængelig for mobiladgang. Du kan se, at begge disse indstillinger er valgt i entitetens egenskaber. Dette er et afgørende forudsætning for at kunne bygge et opgaveforløb, der kan bruges på mobilen.

Vigtig Bemærkning: Jeg har vist "Efter møde" opgaveforløbet i denne artikel. Det er ikke muligt at oprette andre opgaveforløb på en aftale. Du kan ændre det indbyggede "Efter møde" opgaveforløb, men du kan kun have ét opgaveforløb på en aftale. Dog kan du have flere opgaveforløb på andre brugerdefinerede eller systementiteter. Denne begrænsning på aftale-entiteten er vigtig at huske, når du planlægger dine opgaveforløb.

Du opretter opgaveforløb på samme måde som klassiske forretningsprocesforløb. Det betyder, at du indlæser procesindstillingerne (eller fra din løsning) og vælger "Ny". Som standard vil forretningsprocesforløbet være et klassisk et. For at oprette et opgaveforløb skal du blot vælge indstillingen "Kun mobil" (vist nedenfor). Dette er den afgørende forskel i oprettelsesprocessen.

Hvis du er bekendt med at oprette forretningsprocesforløb i Dynamics 365, vil du finde, at procesforløbsdesigneren fungerer på en meget lignende måde. Den største forskel er, at der ikke eksisterer et koncept om trin (stages)! I stedet arbejder du med sider, der kan indeholde felter fra flere entiteter. Som et eksempel har jeg vist det indbyggede "Efter møde" opgaveforløb, som illustrerer denne sidebaserede struktur.

Sider i Opgaveforløb

Alle opgaveforløb vil have mindst én side. En side er simpelthen en container for felter, etiketter og afsnitsoverskrifter. I eksemplet ovenfor er den første side kaldt "Bekræft mødedetaljer", og den indeholder flere etiketter og felter efter behov. Hver side er designet til at præsentere en logisk gruppe af information eller en bestemt del af opgaven, hvilket gør forløbet let at følge for brugeren.

For at tilføje yderligere sider trækker du blot en side ind i dit opgaveforløb. I eksemplet med "Efter møde" kan du se forskellige sider for hver type relateret entitet (f.eks. konto eller salgsmulighed). Navigationen til disse sider styres af betingelser, hvilket giver en dynamisk og intelligent brugervejledning.

Sammensætning af Sider

En side kan inkludere felter, etiketter og afsnitsoverskrifter. Du tilføjer disse ved simpelthen at trække dem til passende positioner på din side. Denne drag-and-drop funktionalitet gør designprocessen intuitiv og hurtig.

• Afsnitsoverskrifter vises som farvede overskrifter, der hjælper med at organisere indholdet visuelt.
• Etiketter er sort tekst, der bruges til at give yderligere information eller instruktioner.
• Felter er indtastningsfelter, hvor brugeren kan indtaste eller redigere data.

Når vi tilføjer et felt, defineres flere egenskaber, herunder dets navn, kilde og datafelt. Kilden kan være den primære entitet eller enhver N:1 relateret entitet. Dette er en af opgaveforløbenes store styrker, da det giver mulighed for at samle relevant information fra forskellige steder på én skærm. Der kan maksimalt tilføjes 100 felter til en opgaveforløbsside. Dette burde være mere end rigeligt for enhver mobil bruger, selv for de mest detaljerede opgaver.

Tip: Det kan være værd at overveje en begrænsning på dette punkt. Lad os sige, at opgaveforløbet er for en aftale. Når aftalen handler om en konto, kan vi redigere felter fra kontoen, herunder feltet for primær kontaktperson. Men vi kan ikke gå dybere end dette. Hermed mener jeg, at vi ikke kan inkludere felter fra den primære kontaktperson (f.eks. jobtitel osv.). Dette er en vigtig nuance at huske, når du designer komplekse opgaveforløb med dybe relationer.

Betingelser og Forgrening

Betingelser giver os mulighed for at tilføje betinget forgrening til opgaveforløb. Typisk vil dette være for at styre, hvilken side der vises næst. En betingelse kan anvendes på ethvert felt på den primære eller relaterede entiteter, der er inkluderet i opgaveforløbet. Detaljerne for betingelsen indtastes i egenskabsfanen. Denne funktion er afgørende for at skabe dynamiske og intelligente forløb, der tilpasser sig brugerens input og specifikke scenarier.

Yderligere Funktioner og Muligheder

Fra båndet i opgaveforløbsdesigneren kan vi udføre en række funktioner, der hjælper med at administrere og forbedre dine opgaveforløb:

• Opdater: Denne mulighed opdaterer det aktuelle opgaveforløb. Opdatering gemmer dine ændringer og gør dem live. Brugere skal genindlæse mobilklienten, for at ændringen træder i kraft. Dette sikrer, at dine seneste justeringer hurtigt bliver tilgængelige for dine mobile brugere.
• Valider: Opgaveforløbet valideres automatisk, når du opdaterer. Men du kan også bruge denne mulighed til at kontrollere dit arbejde, mens du opretter opgaveforløbet. Dette hjælper med at fange fejl tidligt i designprocessen og sikrer, at dit forløb fungerer som forventet.
• Deaktiver: Hvis du vil forhindre opgaveforløbet i at køre, skal du bruge denne mulighed. Dette er nyttigt, hvis et forløb ikke længere er relevant, eller hvis du har brug for at trække det tilbage midlertidigt for at foretage større ændringer.
• Forretningsregler: Du kan bruge forretningsregler med opgaveforløb. Disse kan være meget nyttige til valgfrit at skjule/vise felter, betinget at gøre felter obligatoriske osv. Forretningsregler tilføjer et lag af dynamik og logik, der kan forbedre brugeroplevelsen markant og sikre datakonsistens.
• Aktiver Sikkerhedsroller: Som standard vil dit opgaveforløb være tilgængeligt for alle roller. Men det er muligt at styre, hvilke brugere der kan bruge dette opgaveforløb ved at bruge muligheden for at aktivere sikkerhedsroller. Dette giver dig finkornet kontrol over, hvem der har adgang til specifikke opgaveforløb, hvilket er afgørende for datastyring og sikkerhed.

Konklusion

Jeg håber, at denne artikel har givet dig et godt overblik over opgaveforløb i Dynamics 365. Opgaveforløb er en forholdsvis enkel funktion i sin grundlæggende opbygning, men en, der kan tilføre mange fordele for mobile brugere. Ved at strømline specifikke opgaver, give guidet assistance og tillade fleksibel dataindtastning fra flere entiteter, kan opgaveforløb markant forbedre produktiviteten og nøjagtigheden for brugere på farten. De er et kraftfuldt værktøj til at optimere din virksomheds mobile arbejdsgange og sikre, at dine medarbejdere kan udføre deres opgaver effektivt, uanset hvor de befinder sig. Begynd at eksperimentere med dem i dag, og oplev, hvordan de kan transformere din mobile Dynamics 365-oplevelse.

Ofte Stillede Spørgsmål om Opgaveforløb i Dynamics 365

Hvad er hovedformålet med et opgaveforløb?

Hovedformålet med et opgaveforløb er at guide mobile brugere gennem specifikke, mindre opgaver eller interaktioner med kunder, som måske ikke er en del af en større, virksomhedsdækkende forretningsproces. De er designet til at forbedre effektiviteten og datakvaliteten på farten.

Hvordan adskiller opgaveforløb sig fra klassiske forretningsprocesforløb?

Opgaveforløb er brugerspecifikke, tillader samtidige kørsler på samme post, kan redigere data fra flere entiteter på en enkelt side og tilbyder mere fleksibel betinget forgrening. Klassiske forretningsprocesforløb er mere standardiserede med faste trin, der er fælles for alle brugere, og fokuserer på en enkelt entitet pr. trin.

Kan jeg have flere opgaveforløb på den samme entitet?

Ja, generelt kan du have flere opgaveforløb på de fleste brugerdefinerede eller systementiteter. Dog er der en bemærkelsesværdig undtagelse: du kan kun have ét opgaveforløb på 'Aftale' (Appointment) entiteten, som typisk er det indbyggede "Efter møde" forløb.

Hvordan aktiverer jeg et opgaveforløb for specifikke brugere?

Du kan aktivere et opgaveforløb for specifikke brugere ved at bruge muligheden "Aktiver Sikkerhedsroller" i opgaveforløbsdesigneren. Som standard er de tilgængelige for alle roller, men du kan begrænse adgangen for at matche dine virksomheds sikkerhedsbehov.

Hvilke typer kontroller kan jeg tilføje til en opgaveforløbsside?

På en opgaveforløbsside kan du tilføje felter (til dataindtastning), etiketter (til tekstinformation) og afsnitsoverskrifter (til at organisere indholdet visuelt). Du kan trække disse elementer ind på siden og konfigurere deres egenskaber.

Er der en grænse for antallet af felter på en opgaveforløbsside?

Ja, der kan maksimalt tilføjes 100 felter til en enkelt opgaveforløbsside. Dette er dog typisk mere end tilstrækkeligt til de fleste mobile brugsscenarier.

Kan jeg bruge forretningsregler med opgaveforløb?

Ja, du kan absolut bruge forretningsregler med opgaveforløb. De er meget nyttige til at implementere dynamisk logik, såsom betinget visning/skjul af felter, gøre felter obligatoriske eller indstille standardværdier baseret på brugerinput.

Hvordan opdaterer jeg et opgaveforløb, så ændringerne træder i kraft for brugerne?

Efter at have foretaget ændringer i et opgaveforløb, skal du bruge "Opdater" funktionen i båndet. For at ændringerne skal træde i kraft for brugerne, skal de genindlæse deres Dynamics 365 mobilklient.

Hvis du vil læse andre artikler, der ligner Opgaveforløb i Dynamics 365: Optimer Din Mobiloplevelse, kan du besøge kategorien Mobil.