Forbedr dine møder med Q&A-funktion

Optimering af Mødekommunikation med Q&A i Teams

I en verden, hvor virtuel kommunikation er blevet normen, er det essentielt at have effektive værktøjer til at styre interaktionen under online møder. Microsoft Teams tilbyder en robust Q&A-funktion, der er designet til at strømligne processen med at indsamle og besvare spørgsmål fra deltagere, især i større og mere strukturerede arrangementer som town halls og webinars. Denne artikel guider dig igennem opsætning, administration og bedste praksisser for at få mest muligt ud af Q&A-funktionen.

Hvad er Q&A-funktionen?

Q&A-funktionen i Microsoft Teams er et dedikeret værktøj, der giver arrangører og præsentanter mulighed for at styre en strøm af spørgsmål fra deltagere i realtid. Det er især nyttigt i situationer, hvor der forventes mange spørgsmål, og hvor en organiseret tilgang er nødvendig for at sikre, at alle relevante henvendelser bliver adresseret. Funktionen understøtter moderering, anonyme spørgsmål og muligheden for at stemme på spørgsmål, hvilket skaber et dynamisk og engagerende miljø.

Opsætning af Q&A

Der er flere måder at aktivere Q&A-funktionen på, afhængigt af din arbejdsproces:

Fra Outlook:

1. Åbn en ny kalenderbegivenhed i Outlook.

2. Klik på "Mødeindstillinger" (Meeting Options) øverst i vinduet.

3. Find indstillingen "Aktivér Q&A" (Enable Q&A) og skift til "Ja" (Yes).

Fra din Teams-kalender (ny eller klassisk):

1. Gå til "Kalender" i Teams.

2. Vælg den begivenhed, du vil redigere.

3. Klik på "Rediger" (Edit) og derefter "Flere indstillinger" (More options).

4. I "Begivenhed" (Event) sektionen, aktiver Q&A-kontakten.

5. Klik på "Gem" (Save).

Under et møde eller arrangement:

1. Deltag i et møde, du har organiseret i Teams.

2. Klik på "Flere handlinger" (More actions) i mødecontrollene.

3. Vælg "Indstillinger" (Settings) > "Mødeindstillinger" (Meeting options).

4. Under "Engagement" (Engagement), aktiver Q&A-kontakten.

5. Klik på "Gem" (Save).

Bemærk: Q&A er tilgængelig for deltagere under mødet i mødevinduet og som en fane i mødechatten.

Bedste Praksis for Opsætning af Q&A

For at sikre en gnidningsfri Q&A-oplevelse, kan du overveje følgende yderligere indstillinger:

Roller og Co-arrangører:

I dine mødeindstillinger kan du tilføje co-arrangører. Disse personer kan hjælpe med at moderere og administrere Q&A-sessionen, hvilket er afgørende for store arrangementer.

Mødechat (Valgfrit):

Hvis du ønsker at undgå, at deltagere bruger den generelle mødechat ud over Q&A, kan du deaktivere den via "Mødechat" (Meeting chat) dropdown-menuen.

Administration af Q&A

Personer med de rette roller kan moderere spørgsmål og ændre Q&A-indstillinger. Som standard kan arrangører og co-arrangører administrere Q&A. I Teams town halls og webinars kan denne mulighed udvides til at inkludere præsentanter.

Hvem kan administrere Q&A?

1. Gå til "Kalender" i Teams.

2. Åbn detaljerne for town hall eller webinar.

3. Vælg "Mødeindstillinger" (Meeting options).

4. Under "Engagement" (Engagement), vælg en mulighed fra dropdown-menuen "Hvem kan administrere Q&A?" (Who can manage Q&A?).

5. Klik på "Anvend" (Apply).

Denne indstilling kan ændres når som helst før, under og efter et arrangement. Der er ingen begrænsning på antallet af personer, der kan administrere Q&A samtidigt. Bemærk: Præsentationsstyring af Q&A er kun tilgængelig i town halls og webinars. I andre møder kan kun arrangører og co-arrangører administrere Q&A. Kun præsentanter fra din organisation eller eksterne præsentanter med en Microsoft 365-login kan administrere Q&A.

Moderering af Q&A-spørgsmål

Aktivering af moderering giver dig mulighed for at gennemse og godkende spørgsmål, før de bliver synlige for alle deltagere. Svar på indsendte spørgsmål modereres dog ikke.

Aktivering af moderering:

1. Klik på "Q&A" i mødecontrollene.

2. I Q&A-ruden, klik på "Q&A-indstillinger" (Q&A settings).

3. Aktiver modereringskontakten.

4. Klik på "Gem" (Save).

Når moderering er slået til, kan det ikke deaktiveres igen.

Private Svar:

Private svar er som standard tilgængelige med moderering. Dette giver moderatorer mulighed for at besvare spørgsmål under gennemgang. Disse svar er kun synlige for moderatorer og den deltager, der stillede spørgsmålet. Private svar slettes, hvis spørgsmålet senere bliver offentliggjort.

Gennemgang og Svar på Indlæg:

Når moderering er aktiveret, vil Q&A-ruden have tre faner: *

Til gennemgang (In review): Nye spørgsmål vises her. Enhver moderator kan gennemse spørgsmål.

• Offentliggjort (Published): Godkendte spørgsmål flyttes hertil og bliver synlige for alle deltagere.

• Afvist (Dismissed): Afviste spørgsmål kan offentliggøres senere. Moderatorer kan ikke give private svar på afviste spørgsmål. Moderatorer kan vælge at svare eller poste som sig selv eller som "Arrangør" (Organizer) for at opretholde en ensartet stemme. Hvis du poster som "Arrangør", skjules dit navn for deltagere og andre organisatorer i Q&A-ruden. Mødeorganisatorer kan dog stadig se alle identiteter i den downloadede Q&A-rapport.

Deltagerens Q&A Oplevelse

Deltagere kan interagere med Q&A fra Teams på desktop, mobil og web. De vil se et enkelt Q&A-feed, uanset om mødet er modereret eller ej. Her kan de stille, svare på, stemme på og reagere på spørgsmål. Deltagere, der stiller spørgsmål i modererede Q&A'er, vil modtage en notifikation om, at deres spørgsmål er modtaget og vil blive offentliggjort efter godkendelse. Bemærk: Q&A vil ikke være tilgængelig for "kun visning" (view-only) deltagere, der tilslutter sig efter mødekapaciteten er nået.

Afstemning på Spørgsmål (Upvoting)

Deltagere kan stemme på specifikke spørgsmål, hvis de støtter eller er enige i dem. Hver deltager kan stemme på hvert spørgsmål én gang.

Aktivering af Afstemning:

1. Klik på "Q&A" i mødecontrollene.

   

2. Klik på pilen ved bunden af et spørgsmål for at stemme.

Deltagere kan se de mest afstemte spørgsmål ved at vælge "Sortér" (Sort) > "Mest afstemte" (Most upvoted).

Deaktivering af Afstemning:

Som standard er afstemning aktiveret. For at deaktivere det: 1.

Klik på "Q&A" i mødecontrollene.

2. I Q&A-ruden, klik på "Q&A-indstillinger" (Q&A settings).

3. Deaktiver "Afstemninger" (Upvotes) kontakten.

4. Klik på "Gem" (Save).

Anonyme Spørgsmål og Kommentarer

Du kan tillade deltagere at stille spørgsmål og poste kommentarer anonymt. Dette kan være nyttigt for at opmuntre til deltagelse fra mere tilbageholdende personer.

Aktivering af Anonymitet:

1. Klik på "Q&A" i mødecontrollene.

2. I Q&A-ruden, klik på "Q&A-indstillinger" (Q&A settings).

3. Aktiver "Anonyme indlæg" (Anonymous posts) og/eller "Anonyme svar" (Anonymous replies) kontakterne.

Et anonymt stillet spørgsmål eller kommentar er ikke associeret med deltageren og kan ikke spores af organisationen. Moderatorer kan deaktivere denne funktion til enhver tid, men tidligere anonyme indlæg forbliver anonyme. Ved moderering kan anonyme spørgsmål modereres, men ikke anonyme kommentarer. Det anbefales at deaktivere reaktioner på anonyme spørgsmål for at bevare anonymiteten.

Arkivering af Spørgsmål

I tilbagevendende møder eller arrangementer med Q&A kan du arkivere spørgsmål for at holde hovedfeedet relevant og opdateret. Organisatorer kan arkivere specifikke eller alle spørgsmål.

Arkivering af Spørgsmål:

1. Klik på "Q&A" i mødecontrollene.

2. For at arkivere alle aktuelle spørgsmål, klik på "Arkiver alle" (Archive all) > "Ja" (Yes).

3. For at arkivere et specifikt spørgsmål, klik "Flere indstillinger" (More options) > "Arkiver" (Archive) ved siden af spørgsmålet.

For at se arkiverede spørgsmål, klik "Filter" og vælg "Arkiveret" (Archived). For at fjerne et spørgsmål fra arkivet, gå til arkivvisningen og klik "Flere indstillinger" (More options) > "Fjern arkivering" (Unarchive).

Opsummering

Q&A-funktionen i Microsoft Teams er et kraftfuldt værktøj til at forbedre engagement og kommunikation i dine virtuelle møder. Ved at forstå og anvende de forskellige opsætnings- og modereringsmuligheder kan du skabe en mere struktureret og produktiv oplevelse for både arrangører og deltagere. Uanset om du afholder et internt teammøde eller et stort webinar, giver Q&A dig kontrol og fleksibilitet til at håndtere deltagernes forespørgsler effektivt.

Hvis du vil læse andre artikler, der ligner Forbedr dine møder med Q&A-funktion, kan du besøge kategorien Teknologi.