Guide til Mobilitetserklæringer i EU-Tilskud

I den komplekse verden af EU-tilskudsordninger er præcis og rettidig rapportering afgørende. En central del af denne rapportering, især inden for forsknings- og innovationsprojekter, er mobilitetserklæringen. Denne erklæring er et vitalt værktøj, der sikrer gennemsigtighed og korrekt finansiel opgørelse af de perioder, hvor en person – typisk en forsker – opholder sig på en institution eller virksomhed som led i en tilskudsaftale. Formålet med denne artikel er at give en omfattende guide til mobilitetserklæringer, herunder hvad de indebærer, hvordan de administreres, og hvad der sker, når de er indsendt.

Mobilitetserklæringer er en integreret del af den kontinuerlige rapportering, som tilskudsmodtagere skal udføre. De bruges ikke kun til at informere EU om de involverede personer og deres aktiviteter, men også til at understøtte den semi-automatiserede beregning af den finansiering, som tilskudsmodtagerne vil modtage som refusion for udgifter i forbindelse med personmobilitet. Denne data indgår senere i den periodiske rapport og er grundlaget for udarbejdelsen af de finansielle opgørelser. At forstå og korrekt håndtere mobilitetserklæringer er derfor essentielt for at sikre en gnidningsfri projektimplementering og finansiel afregning.

Hvad er en Mobilitetserklæring?

En mobilitetserklæring er et formelt dokument, der registrerer de perioder, en person, af arbejds- eller studiemæssige årsager, tilbringer på en institution eller i en virksomhed i forbindelse med en tilskudsaftale. Dette er særligt relevant for projekter, der involverer mobilitet af forskere, studerende eller andet personale.

Hovedformålene med mobilitetserklæringer er:

• Informationsindsamling: Tilskudsmodtagerne skal omgående informere EU om de personer, der deltager i tilskudsordningerne, deres opholdsperioder på en institution, og deres involveringsmåde i tilskuddet.
• Finansiel Beregning: Indsamling af information, der muliggør en semi-automatiseret beregning af den finansiering, som tilskudsmodtagerne vil modtage som refusion af de omkostninger, der er afholdt i forbindelse med personmobilitet.

Mobilitetsfanen i den kontinuerlige rapportering administrerer mobilitetserklæringerne, data for sekondering/rekruttering og personlige oplysninger. For partnere, hvis engagement i projektet er afsluttet, vises fanen i den tekniske del af afslutningsrapporten og indeholder udelukkende mobilitetserklæringerne for den afsluttede partner med beregning af deres varighed i person/måneder for rapporteringsperioden.

Hvad sker der efter indsendelse af en Mobilitetserklæring?

Når en mobilitetserklæring er indsendt, ændres dens status til Indsendt (SUBMITTED). Dette er et afgørende skridt i rapporteringsprocessen, da kun indsendte mobilitetserklæringer tages i betragtning til den automatiske generering af de finansielle opgørelser. EU-officererne informeres om indsendelsen via et Project Notification System (PNS).

Selvom en erklæring er indsendt, er der visse fleksibiliteter:

• Begrænset Redigering: Efter indsendelse kan du stadig redigere visse data for rekrutteringsperioderne eller tilføje en sekondering. Dette er nyttigt for mindre justeringer, der ikke kræver en fuld genåbning af erklæringen.
• Behov for Genåbning: Hvis du har brug for at opdatere andre oplysninger i den indsendte erklæring, skal du kontakte Project Officer og anmode om at få erklæringen 'genåbnet'. Når en erklæring er genåbnet, vender den tilbage til status 'KLADDE' (DRAFT), hvilket giver mulighed for fuld redigering. Konsortiet vil blive underrettet via en PNS om genåbningen.
• Afvisning af Erklæring: I tilfælde af at en mobilitetserklæring afvises af EU-officererne, vil koordinator-kontakten blive informeret via en PNS og vejledt til at gennemgå den afviste mobilitetserklæring og foretage de nødvendige ændringer.

Det er vigtigt at huske, at præcision og opmærksomhed på detaljer er afgørende i hele processen, da fejl eller uoverensstemmelser kan føre til forsinkelser i finansieringen eller yderligere administrative byrder.

Administration af Mobilitetsdata: Forskere og Vejledere

Effektiv administration af mobilitetserklæringer begynder med korrekt håndtering af data for de involverede personer – forskere og deres vejledere.

Håndtering af Forskerdata

Forskertabellen giver mulighed for at indtaste og administrere forskernes personlige data. Som projektet skrider frem, kan du tilføje nye forskere eller redigere eksisterende oplysninger.

Tilføjelse af Forskere:

1. Klik på knappen 'Tilføj Forsker' (Add Researcher).
2. Udfyld alle obligatoriske felter i pop-up-vinduet.
3. Du kan importere forskerens grundlæggende data fra 'My Person Profile' i F&T-portalen ved at indtaste forskerens e-mailadresse og klikke på 'Søg efter opdateringer' (Check for updates).
4. Hvis forskerens data ikke findes i 'My Person Profile', skal oplysningerne indtastes manuelt, og forskeren bør anmodes om at registrere sig i 'My Person Profile'. Alle forskere skal have deres personlige data registreret for at kunne inkluderes i et projekt.
5. Klik på 'Valider' (Validate) for at kontrollere alle obligatoriske felter og derefter 'Gem' (Save) for at gemme dine ændringer.

Redigering af Forskerdata:

1. Klik på den relevante række i forskertabellen.
2. Udfyld alle obligatoriske data i pop-up-vinduet 'Rediger Forsker' (Edit Researcher).
3. Brug 'Søg efter opdateringer' (Check for updates) til at verificere, om oplysningerne stemmer overens med 'My Person Profile' i F&T-portalen.
4. Klik på 'Overskriv' (Overwrite) for at opdatere data med dem fra portalen, hvis der er forskelle.
5. Klik på 'Valider' og derefter 'Gem'.

Sletning af Forskere:

Kun nyoprettede forskere, for hvem der ikke er indsendt nogen mobilitetserklæring, kan slettes. Klik på sletteikonet og bekræft sletningen.

Håndtering af Vejlederdata

Denne sektion giver dig mulighed for at specificere detaljer om den vejleder, der er angivet i tilskudsaftalen, og som er ansvarlig for at vejlede forskeren. Vejledere kan ændres med REA's godkendelse. Hvis en forsker har haft forskellige vejledere i forskellige perioder, er det muligt at specificere dem alle med start- og slutdatoer. Sørg for, at perioderne ikke overlapper.

Tilføjelse af Vejleder:

1. Klik på 'Tilføj Vejleder' (Add Supervisor).
2. Udfyld alle obligatoriske oplysninger om vejlederen, valider og gem.

Redigering af Vejlederdata:

Klik på den tilsvarende række og rediger oplysningerne i pop-up-vinduet 'Rediger Vejleder' (Edit Supervisor). Gem, når du er færdig.

Sletning af Vejlederdata:

Klik på 'Slet' (Delete) ikonet for at slette en vejleder.

Detaljeret Håndtering af Mobilitetserklæringer

Mobilitetserklæringstabellen muliggør indtastning og indsendelse af data vedrørende rekrutteringsperioder. I tilfælde af et koordinatorskifte skal mobilitetserklæringen(erne) opdateres/ændres/opdeles for korrekt at afspejle varigheden af hver koordinators aktive deltagelse i projektet.

Redigering af Rekrutteringsdata

Initialt vil tabellen indeholde data om rekrutteringsperioderne (som angivet i tilskudsaftalen i rekrutteringsfanen) i KLADDE-status. Du kan tilføje mere information eller redigere eksisterende data.

1. Klik på rækken, der svarer til rekrutteringsperioden, og rediger dataene i pop-up-vinduet 'Rediger Rekruttering' (Edit Recruitment).
2. Forskerinformation: Visse data er skrivebeskyttede (hentes automatisk fra forskertabellen). For at ændre disse data skal du redigere oplysningerne i forskertabellen. Hvis kontraktstypen ændres, eller hvis der tilføjes familieydelse, særligt behovsydelse eller langvarig orlov under projektets varighed, skal der underskrives en ændring (amendment) senest inden udløbsdatoen for rapporteringsperioden for at opdatere projektets maksimale tilskudsbeløb. Systemet vil advare dig, og du skal bekræfte advarslen. Hvis kontraktstypen skal ændres, og ændringen ikke gælder for hele rekrutteringsperioden, skal der oprettes en ny mobilitetserklæring.
3. Rekrutteringsinformation: Visse data er skrivebeskyttede (hentes automatisk fra rekrutteringsfanen). Du kan vælge eller tilføje videnskabelige område-nøgleord. Hvis koordinatoren er ændret, kan du redigere afsendende organisation for den udgående fase.
4. Rekrutteringsperioder: Brug kalenderen til at redigere start- og slutdato for rekrutteringsperioden. Du kan også vælge en anden arbejdstidsforpligtelse og arbejdstidsprocent.
5. Tilføj ny rekrutteringsperiode: Klik på 'Tilføj periode' (Add period). Hvis rekrutteringsperioden er suspenderet (f.eks. pga. langvarig orlov, som skal være mindst 30 dage og forhåndsgodkendt af REA), skal der underskrives en ændring for forlængelse af projektets slutdato senest inden rapporteringsperiodens slutdato. Systemet vil advare dig. Projektets slutdato skal matche forskerens rekrutteringsperiodes slutdato, under hensyntagen til alle suspensioner/deltidsperioder samt eventuel varighed af ikke-akademisk placering.
6. Slet rekrutteringsperiode: Klik på sletteikonet.
7. Valider og gem dine data, når du er færdig.

Tilføjelse af en ny Mobilitetserklæring

Hvis en importeret rekruttering er blevet slettet, eller hvis forskeren har rekrutteringer med forskellige kontraktstyper og/eller familietillæg inden for samme tilskud, kan det være nødvendigt at tilføje en ny mobilitetserklæring.

1. Klik på 'Tilføj rekruttering' (Add recruitment) eller 'Tilføj mobilitetserklæring' (Add mobility declaration) for at oprette en ny mobilitetserklæring.
2. For nyoprettede erklæringer kan du vælge en forsker, der tidligere er gemt for projektet, og redigere felter som kontraktstype eller familietillæg.
3. Udfyld rekrutteringsinformationen og definer data for rekrutteringsperioden.
4. Hvis en mobilitetserklæring allerede er indsendt, skal du kontrollere og eventuelt opdatere indholdet af den indsendte erklæring, før du definerer data for den nye. Bemærk, at ikke alle data kan opdateres i en indsendt mobilitetserklæring.

Sletning af Mobilitetserklæringen

Kun mobilitetserklæringer i status KLADDE (DRAFT) kan slettes. For at slette en indsendt mobilitetserklæring skal du kontakte EC-officeren og anmode om at genåbne mobilitetserklæringen, så den vender tilbage til status KLADDE. Klik på sletteknappen og bekræft sletningen; dette vil også slette eventuelle tilknyttede sekonderinger.

Indsendelse af Mobilitetserklæringen

1. Klik på knappen 'Indsend Erklæring' (Submit Declaration).
2. Bekræft indsendelsen ved at markere afkrydsningsfeltet og klikke på 'Indsend'.
3. Status for mobilitetserklæringen vil ændre sig til Indsendt (SUBMITTED).
4. EU-officererne informeres via en PNS. Som nævnt kan visse data stadig redigeres, eller en sekondering kan tilføjes efter indsendelse. For større ændringer skal erklæringen genåbnes af Project Officer.

Sekonderinger: Udvidede Mobilitetsmuligheder

Sekondering er en periode, hvor forskeren er udstationeret til en anden institution end den rekrutterende organisation, og for Global Fellowships, forskellig fra værtsorganisationen for den udgående fase.

Sekonderingstabellen muliggør indtastning af data vedrørende disse perioder. Initialt vil tabellen indeholde data om sekonderinger som angivet i tilskudsaftalen. Nogle data er skrivebeskyttede, mens andre kan redigeres eller tilføjes.

Tilføjelse af en Sekondering til Rekrutteringsperioden

1. Klik på 'Tilføj Sekondering til denne Rekruttering' (Add Secondment to this Recruitment) eller 'Opret Sekondering' (Create Secondment) for den valgte rekrutteringsperiode.
2. Gennemgå forskerinformationen (skrivebeskyttet).
3. I fanen 'Sekonderingsinformation' skal du udfylde oplysninger om 'Sekonderingsorganisationen'. Marker 'Inter-Sectoral Research Placement Phase' (Non-Academic Placement), hvis det er relevant (maks. seks måneder i en ikke-akademisk organisation i et EU-medlemsland eller Horizon Europe Associated Country). Dette felt er skrivebeskyttet, hvis det er importeret fra tilskudsaftalen.
4. I fanen 'Sekonderingsperioder' skal du angive start- og slutdato for sekonderingsperioden. Sørg for, at sekonderingsperioden(erne) falder inden for værtsinstitutionens start- og slutdatoer og ikke falder i en rapporteringsperiode, hvor den periodiske rapport allerede er indsendt.
5. Klik på 'Tilføj Periode' (Add Period) for at tilføje en eller flere sekonderingsperioder.
6. Valider og gem dine data, når du er færdig. Sekonderingen vil blive tilføjet til tabellen.

Redigering og Sletning af Sekonderingsdata

For at redigere en sekondering, klik på den række, der indeholder oplysningerne om sekonderingen, og modificer de redigerbare oplysninger i pop-up-vinduet 'Rediger Sekondering' (Edit Secondment). Valider og gem dine data.

For at slette en sekondering, klik på sletteikonet.

Ofte Stillede Spørgsmål (FAQ) om Mobilitetserklæringer

Hvordan opretter jeg en ny mobilitetserklæring?

Du opretter en ny mobilitetserklæring ved at navigere til mobilitetserklæringstabellen og klikke på 'Tilføj rekruttering' eller 'Tilføj mobilitetserklæring'. Dette er ofte nødvendigt, hvis en forsker har flere rekrutteringsperioder med forskellige kontraktstyper eller familietillæg inden for samme tilskud.

Kan jeg redigere en indsendt mobilitetserklæring?

Ja, men kun begrænset. Efter indsendelse kan du stadig justere start- og slutdatoer for rekrutteringsperioder samt tilføje nye sekonderinger. For at foretage andre ændringer skal du kontakte Project Officer og anmode om at få erklæringen 'genåbnet', hvilket vil ændre dens status tilbage til KLADDE (DRAFT).

Hvorfor skal jeg kontakte en Project Officer for at genåbne en erklæring?

En Project Officer skal genåbne en erklæring for at sikre, at alle væsentlige ændringer godkendes og registreres korrekt i systemet. Dette forhindrer uautoriserede ændringer i kritiske data, der påvirker finansielle opgørelser.

Hvad er en sekondering, og hvordan adskiller den sig fra en almindelig rekrutteringsperiode?

En sekondering er en specifik periode, hvor en forsker er udstationeret til en anden institution end den, der oprindeligt rekrutterede dem. En almindelig rekrutteringsperiode refererer til forskerens primære ansættelse under tilskuddet. Sekonderinger giver mulighed for yderligere mobilitet og samarbejde, ofte med et ikke-akademisk fokus.

Hvad sker der, hvis en mobilitetserklæring afvises?

Hvis en mobilitetserklæring afvises af EU-officererne, vil koordinator-kontakten modtage en notifikation via Project Notification System (PNS). Denne notifikation vil vejlede dig i, hvordan du skal gennemgå den afviste erklæring og foretage de nødvendige korrektioner, før den kan genindsendes.

Sammenligning: KLADDE vs. INDSENDT Status

At mestre håndteringen af mobilitetserklæringer er en nøglekompetence for alle, der er involveret i EU-finansierede projekter, især dem med et mobilitetskomponent. Ved at følge de trin og retningslinjer, der er beskrevet i denne artikel, kan du sikre, at din rapportering er præcis, rettidig og i overensstemmelse med EU's krav, hvilket bidrager til en succesfuld projektgennemførelse og finansiel afregning. Husk altid at dobbelttjekke alle oplysninger og kontakte din Project Officer, hvis du er i tvivl om specifikke procedurer eller ændringer.

Hvis du vil læse andre artikler, der ligner Guide til Mobilitetserklæringer i EU-Tilskud, kan du besøge kategorien Mobil.