Dynamics 365 Offline: Arbejd Uden Internetforbindelse

I en verden, hvor fleksibilitet og konstant adgang til information er afgørende, står mange brugere af forretningssystemer ofte over for udfordringen med ustabil eller manglende internetforbindelse. Forestil dig at være ude hos en kunde, på et fjerntliggende sted eller blot i en kælder uden Wi-Fi – hvordan fortsætter du dit arbejde i Dynamics 365? Svaret ligger i den kraftfulde mobile offline-funktionalitet i Dynamics 365 for phones. Denne funktion giver dig frihed til at arbejde uafbrudt med dine data, uanset om du er online eller offline, og sikrer, at din produktivitet aldrig stopper.

Hvad er Mobile Offline i Dynamics 365?

Mobile offline-funktionaliteten i Dynamics 365 er designet til at give brugere mulighed for at interagere med deres data via Dynamics 365 for phones-appen, selv når de ikke er forbundet til internettet. Det betyder, at du kan fortsætte med at oprette, læse, opdatere og slette poster, uden at være afhængig af en aktiv internetforbindelse. Appen giver en rig og informativ offline-oplevelse, der hjælper dig med at opretholde en høj grad af produktivitet. Når du igen er online, synkroniseres dine ændringer automatisk med din Dynamics 365-app, hvilket sikrer, at alle dine data altid er opdaterede og konsistente på tværs af platforme. Denne sømløse overgang mellem online- og offline-tilstand er en af de mest værdifulde aspekter ved funktionen, da den fjerner bekymringen for datatab eller forsinkelser i arbejdsgangen.

Opsætning af Mobile Offline-funktionalitet: En Guide til Administratorer

For at aktivere mobil offline-funktionaliteten i Dynamics 365 kræves der en række konfigurationstrin, som typisk udføres af en systemadministrator. Disse trin sikrer, at de rigtige data er tilgængelige for de rigtige brugere, når de arbejder offline, og at eventuelle konflikter løses korrekt. En omhyggelig opsætning er afgørende for en gnidningsfri brugeroplevelse.

Aktiver entiteter til mobil offline-synkronisering

Det første skridt er at aktivere de specifikke entiteter, som brugerne skal have adgang til offline. Dette gøres via Dynamics 365 CRM-indstillingerne:

• Åbn Dynamics 365 CRM.
• Naviger til Indstillinger > Tilpasning > Tilpas systemet (Settings > Customization > Customize the system).
• Klik på 'Tilpas systemet' (Customize the System), udvid entiteterne, og vælg den entitet, du vil aktivere offline-synkronisering for. Som et eksempel kan vi vælge 'Konto'-entiteten (Account entity).
• Under 'Konfiguration' (Configuration) i 'Outlook & Mobil'-sektionen (Outlook & Mobile section) skal du markere indstillingerne 'Aktiver for telefon express', 'Aktiver for mobil' og 'Aktiver for mobil offline' (Enable for phone express, Enable for mobile, Enable for mobile offline).
• Klik derefter på 'Organisationsdata downloadfilter' (Organization data download filter). Her kan du definere de kriterier, der bestemmer, hvilke data der downloades til mobilappen. Dette er et vigtigt filter på entitetsniveau, der sikrer, at kun relevant data synkroniseres, hvilket optimerer både ydeevne og dataforbrug.
• Klik på 'Gem' (Save), når konfigurationen er fuldført.

Opret en mobil offline-profil

Efter at have aktiveret entiteter skal du oprette mobile offline-profiler. Disse profiler definerer, hvor meget af en entitets data (og relaterede entiteters data) der vil være tilgængelig for brugeren, mens de er offline. Dette giver dig detaljeret kontrol over, hvilke specifikke optegnelser der er tilgængelige.

• Naviger til https://admin.powerplatform.microsoft.com og log ind med dine CRM-legitimationsoplysninger.
• Vælg det dedikerede CRM-miljø og klik på 'Indstillinger' (Settings).
• Klik på 'Brugere + Tilladelser' (Users + Permissions).
• Klik nu på 'Mobilkonfiguration' (Mobile Configuration).
• Under 'Mobile Offline-profiler' (Mobile Offline Profiles) klikker du på '+ Ny profil', udfylder informationen og klikker på 'Opret'.
• I den netop oprettede profil skal du tilføje den entitet, vi vil have i offline-tilstand, i sektionen 'Data tilgængelig offline' (Data available offline). Tilføj også de brugere, der skal have adgang til entiteten i offline-tilstand. Når konfigurationen er fuldført, klikker du på 'Udgiv' (Publish).

Konfigurer Konfliktdetektion for Mobil Offline

Konfliktdetektion er afgørende, når flere brugere potentielt ændrer de samme data offline. Dynamics 365 giver dig mulighed for at definere, hvordan systemet skal håndtere disse konflikter:

• Gå til Indstillinger > Administration > Systemindstillinger (Settings > Administration > System Settings) i Dynamics 365 – custom app.
• For at konfigurere konfliktløsningsadfærd skal du vælge 'Mobilklient' (Mobile Client).
• Når der er en uoverensstemmelse mellem klient- og serverdata, opstår der konfliktfejl. Du kan vælge en af følgende indstillinger for at løse disse:

Aktiver App-modulet til Offline

Endelig skal du aktivere offline-tilstandens funktionalitet for hver specifik Unified Interface-app, der skal vise offline-data i Dynamics 365-appen til telefonen:

• Gå til Indstillinger > Mine apps (Settings > My Apps) i Dynamics 365 – custom app.
• Vælg den ønskede applikation, klik på de tre prikker (Mere-symbol) og klik på 'ÅBN I APP-DESIGNER' (OPEN IN APP DESIGNER).
• Naviger til 'Avanceret'-sektionen (Advance section) i applikationens egenskaber, og marker afkrydsningsfeltet 'Aktiver mobil offline' (Enable Mobile Offline).
• Under 'Mobile Offline-profiler' (Mobile Offline Profiles) skal du vælge den ovenfor oprettede offline-profil.
• Udgiv applikationen, når konfigurationen er fuldført.

Sådan Tjekker Du Din Offline-Status i Dynamics 365-appen

Når din systemadministrator har konfigureret Dynamics 365 mobilappen til at tillade offline-arbejde, vil du ikke bemærke den store forskel i brugergrænsefladen. Skærmene vil se ens ud, men det vil være tydeligt, at du er offline, så du ved, at du ikke direkte opdaterer Dynamics 365 online. De data, der er vigtige for dig, vil blive synkroniseret til din mobil, klar til når du går offline. Det er dog vigtigt at bemærke, at ikke alle data vil blive synkroniseret, da dette kan føre til et enormt dataforbrug på din mobil. Din administrator vil indstille kriterier, så kun relevante poster downloades – dette kan f.eks. betyde synkronisering af alle leads oprettet inden for de sidste 14 dage.

For at tjekke, om din app er klar til at arbejde offline, skal du:

• Downloade applikationen 'Dynamics 365 App for Phone' og logge ind med de samme brugeroplysninger, som blev konfigureret i offline-profilerne.
• Når du er logget ind, vælger du den applikation, der er konfigureret til offline-tilstand.
• I appen skal du vælge > 'Offline-status' (offline status).
• Hvis status viser 'Tilgængelig' (Available), er du klar til at gå. Du kan også se, om og hvornår hver enkelt entitet blev synkroniseret.
• For at se, hvilke entiteter du kan få adgang til, skal du vælge den relevante indstilling i appen:
• Et grønt ikon viser, hvilke entiteter der er tilgængelige offline.
• Et rødt ikon betyder, at entiteten er konfigureret til at fungere offline, men der er et problem.
• Intet ikon betyder, at entiteten ikke er tilgængelig offline.

Hvad Kan Du Gøre, Når Du Er Offline?

Mobile offline-funktionaliteten er designet til at give dig en næsten fuldendt oplevelse, selv uden internetforbindelse. Dette giver dig en uovertruffen fleksibilitet og sikrer, at dit arbejde forbliver uafbrudt, uanset din placering.

Når du arbejder offline, kan du:

• Vælge de Microsoft Dynamics 365-data, du vil have med dig, når du går offline.
• Se og oprette poster.
• Registrere nye oplysninger som kladde-poster.
• Bruge grundlæggende kommandoer som opret, læs, opdater og slet poster.
• Kvalificere og diskvalificere leads.
• Bruge 'Quick views' (hurtige visninger) og 'Business rules' (forretningsregler).
• Udføre søgninger – bemærk, at søgninger er begrænset og kun returnerer offline-data.
• Anvende opslag – disse vil også kun vise offline-poster.

Når du kommer online igen, bogføres alle de handlinger, du har udført, automatisk i Dynamics 365 i den rækkefølge, de blev udført. Du behøver ikke at gøre noget manuelt. Hvis der opstår synkroniseringsfejl, får du mulighed for at rette disse, hvilket giver dig fuld kontrol og sikkerhed over dine data.

Begrænsninger ved Mobil Offline i Dynamics 365

Selvom mobile offline-funktioner i Dynamics 365 er utroligt robuste, er der visse begrænsninger og nuancer, som brugere og administratorer bør være opmærksomme på for at optimere oplevelsen og undgå potentielle udfordringer. Det er vigtigt at forstå disse for at sikre en realistisk forventning til funktionaliteten og for at kunne planlægge offline-arbejdsgange effektivt.

• Datavolumen: Selvom det er muligt at synkronisere store mængder data, er det vigtigt at afbalancere behovet for data med mobilens lagerkapacitet og netværksbåndbredde under synkronisering. Administratorer bør omhyggeligt konfigurere datafiltre for at minimere unødvendig download.
• Søgning og Opslag: Som nævnt er søgninger og opslag begrænset til de data, der allerede er synkroniseret til din enhed. Du vil ikke kunne søge efter eller få adgang til data, der kun findes på serveren, når du er offline.
• Komplekse Forretningsprocesser: Nogle mere komplekse forretningsprocesser, der kræver realtidsinteraktion med serveren eller integrationer med andre systemer, kan være begrænsede eller ikke-funktionelle i offline-tilstand.
• Tilpasninger: Selvom mange tilpasninger understøttes offline, kan visse avancerede tilpasninger eller JavaScript-funktioner, der er stærkt afhængige af online-forbindelse, muligvis ikke fungere optimalt.
• Synkroniseringsfejl: Selvom systemet er designet til at håndtere synkronisering automatisk, kan der opstå fejl. Disse skal håndteres, når brugeren er online igen, og kan kræve manuel indgriben i tilfælde af konflikter, især hvis konfliktdetektion er sat til 'Server vinder'.
• Udgivelsesproblemer: Efter konfigurationsændringer skal apps og profiler udgives korrekt for at ændringerne træder i kraft. En manglende udgivelse kan føre til, at offline-funktionaliteten ikke virker som forventet.

Microsoft offentliggør løbende lister over kendte problemer og begrænsninger, og det er altid en god idé for administratorer at holde sig opdateret med den seneste dokumentation for at sikre den bedst mulige oplevelse for deres brugere.

Ofte Stillede Spørgsmål (FAQ)

Er det svært at opsætte mobil offline i Dynamics 365?

Nej, det er ikke svært, men det kræver administratoradgang og en række specifikke konfigurationstrin. Det er vigtigt at følge guiden nøje for at sikre, at alle nødvendige entiteter og data er korrekt synkroniseret og tilgængelige for de relevante brugere.

Mister jeg data, hvis jeg arbejder offline?

Absolut ikke. En af de primære fordele ved mobil offline er, at dine ændringer gemmes lokalt på din enhed. Når du igen får en internetforbindelse, synkroniseres disse ændringer automatisk med Dynamics 365-serveren. Systemet er designet til at minimere risikoen for datatab, selv ved eventuelle konflikter.

Kan jeg se alle mine data offline?

Nej, kun de data, din administrator har konfigureret til offline-synkronisering. Administratorer opretter filtre og profiler for at bestemme, hvilke entiteter og hvilke specifikke poster der downloades til mobilappen. Dette er for at optimere ydeevnen og begrænse dataforbruget på din enhed.

Hvordan ved jeg, om min app er offline-klar?

Du kan nemt tjekke din offline-status direkte i Dynamics 365-appen. Naviger til menuen og vælg 'Offline-status'. Her vil du se, om status er 'Tilgængelig', og du kan også se synkroniseringsstatus for individuelle entiteter, ofte indikeret med farvede ikoner.

Hvad sker der, hvis jeg ændrer en post offline, og en anden bruger ændrer den samme post online?

Dette er en klassisk synkroniseringskonflikt. Dynamics 365 har indbyggede mekanismer til konfliktdetektion. Afhængigt af hvordan din administrator har konfigureret systemet (klient vinder vs. server vinder), vil systemet enten automatisk løse konflikten eller give dig mulighed for at gennemgå og manuelt løse den, når du er online igen.

Konklusion

Den mobile offline-funktionalitet i Dynamics 365 for phones er en game-changer for brugere, der har brug for uafbrudt adgang til deres forretningsdata, uanset internetforbindelse. Ved korrekt opsætning kan administratorer give deres teams frihed til at arbejde fra ethvert sted, optimere arbejdsprocesser og sikre, at ingen værdifulde data går tabt. For slutbrugeren betyder det en mere flydende og pålidelig oplevelse, der fjerner barrierer for produktivitet og giver mulighed for at fokusere fuldt ud på opgaverne. Investeringen i at forstå og implementere denne funktionalitet betaler sig i form af øget effektivitet og medarbejdertilfredshed.

Hvis du vil læse andre artikler, der ligner Dynamics 365 Offline: Arbejd Uden Internetforbindelse, kan du besøge kategorien Mobil.