Google Tasks: Strømlin din hverdag med effektiv opgavestyring

Google Tasks, der blev redesignet og relanceret sidste år, er udstyret med enkle funktioner til opgavestyring, der er så nemme at bruge, at selv den mindst teknisk kyndige person kan anvende dem ubesværet. Hvis du har ledt efter en to-do-liste, der synkroniserer med din e-mail og kalender, skal du ikke lede længere – Google Tasks er svaret. Det har evnen til at afklare dit liv og få dig så organiseret, at selv Marie Kondo ville være stolt. I denne guide vil vi gennemgå alt, hvad du behøver at vide om Google Tasks for at hjælpe dig med at optimere din daglige tilværelse. Fra hvordan det fungerer, og hvordan du synkroniserer det med andre Google-tjenester til tastaturgenveje og meget mere, vil vi dække det hele. Klar? Lad os dykke ned!

Hvad er Google Tasks Manager?

Officielt kendt som Google Tasks (ikke at forveksle med Google Chromes Task Manager), blev denne to-do-liste fra Google faktisk lanceret helt tilbage i 2008. Den har dog brugt en stor del af sin eksistens i skyggen af tech-gigantens mange andre mere populære funktioner. Det faktum, at der ikke var direkte adgang med et enkelt klik til den fra Gmail eller Google Kalenders desktop-interface, betød også, at den ikke blev udforsket så ofte som andre tjenester. Men alt dette ændrede sig i juni 2018. Som led i bestræbelserne på at forbedre G Suite-oplevelsen lancerede Google en række ændringer, herunder tilføjelsen af Tasks til sine kernetjenester sammen med Drive, Calendar, Hangouts osv.

Sådan bruger du Google Tasks

Kort sagt er Google Tasks en opgavestyringstjeneste, der er skrællet ned til sin grundlæggende kerne. Med den kan du:

• Tilføje og fjerne opgaver
• Tilføje detaljer til opgaver
• Indstille forfaldsdatoer og -tider for opgaver (synkroniserer med Google Kalender)
• Modtage opgave-notifikationer
• Tilføje e-mails som opgaver (synkroniserer med Gmail)
• Tilføje underopgaver
• Markere opgaver som fuldførte
• Have flere lister
• Have forskellige lister til forskellige konti

Den tilbyder stort set de mest grundlæggende funktioner i en to-do-liste i et ekstremt minimalistisk og brugervenligt layout og design. Du kan tænke på det som en digitaliseret version af den traditionelle notesblok med pen og papir, som du bærer rundt på, men denne er integreret med din e-mail og dit vækkeur. Som det er nu, er den beregnet til individuel brug og har ikke de mere komplekse projekt- og produktivitetsstyringsfunktioner som dem, der tilbydes af Trello, Asana og andre produktivitetsapps. Målet er at give brugerne mulighed for at gøre deres liv mere effektivt, og den er integreret og synkroniseret med muligvis de to mest anvendte G Suite-funktioner: Gmail og Google Kalender.

Hvor finder du Google Tasks?

Hvis du er en regelmæssig G Suite-bruger, ville meget af din opmærksomhed ved de ændringer, Google lancerede sidste år, have været rettet mod det nye Gmail-design. Smarte svar, smarte e-mail-kompositioner og muligheden for at udsætte e-mails er fantastiske og spændende nye funktioner. Men hvad med ud over din e-mail til andre nye funktioner som det helt nye Google Tasks? Med sin fornyelse har Google nu gjort det ekstremt nemt for G Suite-brugere at få adgang til Google Tasks. Her er hvordan.

Google Tasks på Desktop

På din computer er Tasks allerede integreret i din Google-grænseflade. Du kan finde den i et sidepanel til højre fra enhver af følgende:

• Gmail
• Google Kalender
• Drive
• Docs
• Sheets
• Slides

Dette er et panel, som du kan vælge at skjule eller vise. Klik på ikonet for at åbne dine Tasks-lister. Hvis du er førstegangsbruger, vil du se, at en standardliste kaldet "Mine opgaver" allerede er blevet oprettet. Du kan ikke slette denne liste, men du kan omdøbe den til, hvad du vil. Og det er så nemt som at klikke på overflow-menuen (de tre lodrette prikker) øverst til højre for at få vist de tilgængelige muligheder for at ændre din liste – inklusive at omdøbe den.

Google Tasks App

Appen er helt gratis at downloade fra Google Play Store og iOS App Store. Tilsvarende for appen vil førstegangsbrugere have den samme "Mine opgaver"-liste, der allerede er oprettet for dem, som kan omdøbes. At navigere rundt i de mobile og desktop-versioner er stort set det samme. Den eneste forskel er, at overflow-menuen på mobilappen er placeret nederst til højre i stedet for øverst til højre. Og ligesom alle andre G Suite-funktioner er både app- og desktop-versionerne automatisk synkroniserede.

Tilføj påmindelser til Google Tasks fra Google Kalender

Hvis du har brugt Google Kalender-påmindelser og er begyndt at bruge Tasks til at organisere dit liv, vil det helt sikkert hjælpe at have dine påmindelser og opgaver i én enkelt liste for nem visning. Når alt kommer til alt fungerer Google Kalender-påmindelser ligesom Tasks, og kondensering af alt i én visning eliminerer behovet for at skifte frem og tilbage. Desuden falder det hele ind under Googles plan for Tasks om at være "én destination til at spore, hvad du skal gøre i G Suite." Du kan kopiere dine eksisterende påmindelser fra Google Kalender i to enkle trin:

1. Åbn overflow-menuen
2. Vælg den sidste mulighed på listen: "Kopier påmindelser til Tasks"

Dette er dog kun en engangsimport. Så ændringer som redigeringer af påmindelser eller nye påmindelser tilføjet til Google Kalender efter eksisterende påmindelser er blevet kopieret, vil ikke automatisk blive afspejlet på Tasks. Enhver synkronisering af påmindelser og opgaver fra dette punkt skal udføres manuelt ved at gentage ovenstående trin.

Vis opgaver i Google Kalender

Hvis du er en planlægger, vil du gerne kunne se dine opgaver i en kalender for at blive organiseret. Heldigvis med Tasks har du mulighed for at gøre det i Google Kalender, så længe du har indstillet en dato (og tid) for din opgave. Her er hvordan du planlægger en opgave:

1. Vælg muligheden for at tilføje en opgave, eller hvis du allerede har en opgave oprettet, gå i redigeringstilstand
2. Klik på "Tilføj dato/tid"
3. Angiv den dato (og tid), du vil planlægge opgaven til
4. Klik "Ok", hvis du er på din computer, eller "Færdig", hvis du bruger appen

Du kan også vælge at planlægge en gentagende opgave, hvilket kan være nyttigt, hvis du har medicin, du skal tage dagligt eller regelmæssigt, eller hvis du har tendens til at være lidt mere glemsom med ting som at betale regninger til tiden. For at dine planlagte opgaver skal være synlige i Google Kalender, skal du sørge for, at "Tasks"-indstillingen er valgt i din Google Kalender, og den vil blive vist i det tilsvarende tidsrum. Hvis der ikke er angivet et specifikt tidspunkt for opgaven, vil den simpelthen blive vist som en "Hele dagen"-opgave.

Omprioriter opgaver i Google Kalender

Midt i livets travlhed er det almindeligt, at planer ikke altid holder som planlagt. Hvis du har brug for at omprioritere dine opgaver, kan du gøre det direkte fra Google Kalender på din computer. Dette fungerer faktisk på samme måde som at omprioritere en begivenhed. Der er selvfølgelig den gammeldags metode med at vælge opgaven, gå i redigeringstilstand og derefter tildele den en ny dato og tid. Alternativt kan du simpelthen trække og slippe. Hvis du er i dagvisningen, kan opgaver, der er tildelt et specifikt tidspunkt, flyttes til et andet tidsrum. "Hele dagen"-opgaver vil dog kræve den gammeldags metode for at blive omprioriteret. Hvis du er i ugevisningen, kan opgaver, der er tildelt et specifikt tidspunkt, flyttes til ethvert tidsrum i den specifikke uge. "Hele dagen"-opgaver kan også flyttes til en anden dag, så længe det falder inden for den samme uge. Omprioriteringsprocessen bliver lidt mere rigid i månedsvisningen, da tingene så bliver ret kondenseret. Opgaver, der er sat til et specifikt tidspunkt og dato, kan ikke flyttes til et andet tidsrum på samme dag og kan kun flyttes til en anden dag (inden for samme måned) med bevarelse af samme tidsrum. Det samme gælder for "Hele dagen"-opgaver.

Modtag Google Tasks-notifikationer

Hvis du har meget travle dage, vil du måske aktivere notifikationer for at lette dit liv og minde dig selv om, hvornår en opgave forfalder. Hvis du har indstillet et tidspunkt for din opgave, vil du modtage en Google Kalender-notifikation på din computer på det planlagte tidspunkt. Bare rolig, hvis du tilfældigvis er væk fra din computer, da du også vil modtage en notifikation fra Tasks-appen. Hvis du har indstillet en dato, men ikke et tidspunkt, vil du modtage en notifikation kl. 9 lokal tid på den dato, opgaven er sat til. Kun opgaver, der har datoer sat, vises i Google Kalender. Disse synkroniseres automatisk, hvilket betyder, at enhver ændring af dens dato, tid eller detaljer automatisk vil blive afspejlet i Google Kalender. Og omvendt.

Tilføj e-mail som en opgave

Har du en vigtig e-mail at besvare, som du simpelthen ikke nåede, da du modtog den? Det kan meget vel være tilfældet, hvis du er en succesfuld iværksætter med en fyldt tidsplan. Frygt ej, der er nu en simpel løsning på det. En af de bedste funktioner ved Tasks er, hvor nemt den integreres med Gmail. Udover at have en alt-i-én-visning af både Gmail og Tasks på din computer, kan du nu nemt tilføje e-mails til dine opgaver.

På din desktop-browser

1. Gå til din indbakke
2. Åbn Tasks fra sidepanelet til højre
3. Træk og slip e-mailen ind i din opgaveliste

Hvis du allerede er i e-mailen, skal du klikke på overflow-menuen i din indbakke øverst og vælge "Tilføj til opgaver". Dette fungerer uanset om du har Tasks-sidepanelet åbent. Hvis din liste er sorteret efter dato, tilføjes den nye opgave i kategorien "Ingen dato" nederst på listen. Hvis du har den sorteret efter "Min rækkefølge", går den helt til toppen. Opgaven navngives automatisk efter e-mailens emne, og for at lette sagerne er der et direkte link i opgaven til e-mailen.

På din Gmail-app

1. Åbn den e-mail, du vil sætte som en opgave
2. Tryk på de tre lodrette prikker øverst til højre (ved siden af marker som læst/ulæst-indstillingen)
3. Vælg "Tilføj til opgaver"

For at se eller redigere opgaven skal du blot klikke på "Vis" på bekræftelsesbeskeden, der popper op med det samme. Denne er dog kun der i et par sekunder. Hvis du misser den, skal du blot åbne appen for at finde den nyoprettede e-mail. Hvis du har din liste sorteret efter dato, finder du opgaven nederst under "Ingen forfaldsdato". Ellers skal den være den første opgave på din liste. Ligesom enhver anden opgave kan du tilføje detaljer, underopgaver og indstille en dato og tid (som en påmindelse til dig selv om at svare, for eksempel). Og ligesom desktop-versionen er der et direkte link til e-mailen nederst for nem adgang.

Sortering af opgaver

Du kan sortere dine opgaver efter dato eller i enhver rækkefølge, du ønsker. Du kan gøre dette ved at åbne overflow-menuen og vælge mellem "Min rækkefølge" eller "Dato". At have dine opgaver sorteret efter dato betyder grundlæggende, at opgaver med den tidligste planlagte forfaldsdato vil blive vist øverst på din liste og falde tilsvarende. Bemærk, at du ikke kan omarrangere dine opgaver, hvis du har dem sorteret efter dato. For at bringe "haster versus vigtigt"-debatten ind her, betyder opgaven, der forfalder næst, naturligvis ikke, at den er den mest presserende opgave. Så du er velkommen til selv at sortere dine opgaver med "Min rækkefølge". Som standard er dette den rækkefølge, hvori du har indtastet opgaverne, med den nyeste tilføjelse øverst på listen. Men du kan omarrangere opgaverne, som du ønsker. Det er værd at bemærke, at du kan vælge at få dine opgaver sorteret forskelligt i appen og på desktop (f.eks. efter dato i appen og efter din egen rækkefølge på desktop eller omvendt).

Tastaturgenveje

Som om Tasks ikke allerede var nemt nok at bruge, har Google introduceret tastaturgenveje til desktop-versionen for at gøre den endnu mere brugervenlig. De fleste af disse genveje kræver, at opgaven først er valgt. Du gør dette ved at klikke på den for at få markøren frem og derefter trykke på "escape"-knappen to gange. En opgave er valgt, når den har en grå skygge omkring sin kant. Her er en liste over nyttige tastaturgenveje:

• Shift + Enter: Viser/redigerer opgaveoplysninger (opgaven skal være valgt)
• Esc: Afslutter opgaveoplysningsvisning eller redigeringstilstand
• Mellemrum: Markerer en opgave som fuldført eller ufuldstændig (opgaven skal være valgt)
• Enter: Tilføjer ny opgave eller går ind i opgaveredigeringstilstand (en opgave skal være valgt)
• Backspace: Sletter opgave (vælg den opgave, du vil slette, og hold backspace nede, som om du sletter opgavens navn)

Og et par mere:

• Alt + Op-pil: Flytter opgave op (opgaven skal være valgt)
• Alt + Ned-pil: Flytter opgave ned (opgaven skal være valgt)
• Ctrl eller Command + ]: Indrykker en opgave
• Ctrl eller Command + [: Fjerner en indrykning fra en opgave
• Shift + T: Tilføjer e-mail som en opgave
• G + K: Åbner Tasks

Og hey, vi vil også gøre det lettere for dig. For at få en komplet liste over disse genveje skal du blot åbne overflow-menuen og vælge "Tastaturgenveje". Alternativt kan du blot trykke på Ctrl eller Command + / i din Gmail- eller Google Kalender-desktopvisning. Bemærk, at Tasks skal være åben for, at dette virker.

Konklusion

Googles Tasks' nemme tilgængelighed og brugervenlighed gør den til en absolut fornøjelse at bruge. Google har en detaljeret vejledning offentliggjort på sit G Suite Learning Center. Men den er ærligt talt så ligetil, at ingen træning eller vejledning virkelig er nødvendig for at forstå, hvordan man navigerer rundt i den. Desuden tilbyder dens problemfri integration med andre G Suite-funktioner, især Gmail og Google Kalender, en meget brugervenlig oplevelse. Her er en hurtig oversigt over, hvad denne integration giver dig mulighed for at gøre:

• Kopier Google Kalender-påmindelser til Google Tasks for at få et omfattende overblik over din tidsplan på en af tjenesterne
• Se dine opgaver i Google Kalender for at undgå at skulle skifte frem og tilbage
• Omprioriter dine opgaver via Google Kalender for nem organisering og/eller omorganisering
• Tilføj e-mails fra Gmail som en opgave for at minde dig selv om at komme til dem senere
• Brug tastaturgenveje fra grundlæggende G Suite-tjenester for nem adgang og administration af dine opgaver

Uanset om du tænker på at starte en virksomhed eller allerede har en kørende, er Googles Tasks' enkle design og funktioner garanteret til at gøre din virksomheds opgavestyring problemfri.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan opretter jeg en opgave i Google Kalender?

I Google Kalender kan du oprette, se og ændre opgaver. Vigtigt: Kun du kan se dine opgaver i Google Kalender. Opret en opgave: På din computer skal du åbne Google Kalender. Vælg en mulighed på din kalender: Klik på et tomt felt. Klik øverst til venstre på Opret. Klik på Opgave. Indtast dine opgaveoplysninger. Klik på Gem. Tip: Du kan finde en liste over alle "Afventende opgaver" fra de sidste 365 dage på den aktuelle dag. Opret en opgave fra Tasks i Kalender: På din computer skal du vælge en mulighed: Åbn Tasks i Kalender. Klik øverst til højre på Tasks. Klik på Opret. Indtast dine opgaveoplysninger. Klik på Gem. Tips: For at tilføje en opgave til en eksisterende liste, klik på Tilføj en opgave øverst. Opgaver med en dato vises også på din kalender.

Hvordan ser jeg mine opgaver i Google Kalender?

For at opgaver skal vises på din kalender, skal de have en dato. På din computer skal du åbne Google Kalender. I venstre panel skal du gå til "Mine kalendere". For at finde "Mine kalendere" skal du muligvis klikke på Menu. Sørg for, at afkrydsningsfeltet "Tasks" er markeret.

Hvordan skjuler jeg fuldførte opgaver i Google Kalender?

Du kan skjule fuldførte opgaver, der vises i din kalender. Lær, hvordan du skjuler fuldførte opgaver. For at skjule fuldførte opgaver, der er streget over i din kalender, kan du justere dine indstillinger. Til højre for "Indstillinger" skal du klikke på rullemenuen. Fjern markeringen i "Vis fuldførte opgaver". I dine indstillinger: På din computer skal du gå til Google Kalender. Klik på Indstillinger øverst til højre. Til venstre skal du klikke på Vis indstillinger. Slå "Vis fuldførte opgaver" fra.

Hvordan sletter jeg en opgave i Google Kalender?

På din computer skal du åbne Google Kalender. Klik på den opgave, du vil opdatere. Klik på Muligheder øverst til højre. Klik på Rapportér som spam. Lær, hvordan du rapporterer tildelte opgaver som spam. Åbn Google Kalender. Klik på den opgave, du vil opdatere. Slet.

Hvis du vil læse andre artikler, der ligner Google Tasks: Strømlin din hverdag, kan du besøge kategorien Teknologi.