Få Mest Ud Af Din Microsoft Dynamics CRM Mobilapp

I dagens hurtige forretningsverden er mobil kommunikation afgørende, især for salgsteams, der ofte er på farten. Evnen til at tilgå og opdatere kundedata i realtid, uanset hvor man befinder sig, kan være den afgørende faktor for succes. Microsoft Dynamics CRM har anerkendt dette behov og har siden lanceringen af sin mobilapp med CRM 2013-versionen løbende forbedret og udvidet funktionaliteten. Fra de tidlige dage, hvor udfordringer som offline-funktioner og dashboards krævede dyre tredjepartsløsninger, er vi nu kommet langt. Med udgivelsen af MS CRM 2016 Update 1 blev mange af disse væsentlige funktioner, herunder fuld offline-kapacitet og interaktive dashboards, endelig tilgængelige direkte i den gratis standard-app. Denne artikel vil dykke ned i, hvordan du kan downloade, konfigurere og fuldt ud udnytte Microsoft Dynamics CRM-mobilappen til at styrke dit salgsteam og sikre, at de altid har den mest opdaterede information lige ved hånden.

En mobil CRM-løsning er ikke længere blot en luksus; den er en nødvendighed for ethvert salgsteam, der ønsker at være effektivt og konkurrencedygtigt. Forestil dig en feltsælger, der under et kundemøde øjeblikkeligt kan slå op i kundens historik, se tidligere interaktioner, åbne sager og endda oprette nye ordrer eller serviceanmodninger. Dette eliminerer behovet for at vente med at komme tilbage til kontoret, reducerer fejl og forbedrer kundetilfredsheden markant. Desuden giver muligheden for at arbejde offline salgsteamet frihed til at operere i områder med dårlig netværksdækning, uden at gå glip af vigtige opdateringer. En velfungerende mobilapp sikrer, at dit team altid har adgang til de data, de har brug for, uanset hvor de befinder sig, hvilket fører til mere informerede beslutninger og en strømlinet salgsproces. Det handler om at give dit team de rigtige værktøjer til at yde deres bedste.

Download af Microsoft Dynamics CRM-mobilappen

At komme i gang med Microsoft Dynamics CRM-mobilappen er en ligetil proces, der starter med at downloade appen fra din foretrukne app-butik. Uanset om du bruger en iPhone, en Android-telefon eller en Windows Phone, er processen den samme.

Trin-for-trin guide til download:

1. Find din app-butik: Åbn App Store på din iPhone, Google Play Store på din Android-telefon eller Windows Store på din Windows Phone.
2. Søg efter appen: Brug søgefeltet til at søge efter 'Microsoft Dynamics CRM'.
3. Download og installer: Når appen vises i søgeresultaterne, skal du trykke på 'Hent' eller 'Download' for at installere den på din enhed.
4. Åbn appen: Efter installationen er afsluttet, skal du trykke på 'Åbn' for at starte appen.

Indledende opsætning:

Når du åbner appen for første gang, skal du konfigurere den til at forbinde til din organisations CRM-instans. Dette kræver din organisations CRM URL og dine loginoplysninger.

1. Indtast CRM URL: Du bliver bedt om at indtaste din organisations CRM URL. Vær opmærksom på, at appen kun kan bruges, hvis du har MS CRM Online eller en MS CRM On-Premise-installation, der er IFD-aktiveret (Internet-Facing Deployment).
2. Fortsæt: Tryk på 'Næste'.
3. Indtast legitimationsoplysninger: Indtast dit CRM-brugernavn og din adgangskode.
4. Velkomstskærm og startskærm: Efter succesfuld login vil du blive ført til appens 'Velkomstskærm' og derefter til din 'Startskærm', hvor du kan begynde at bruge Microsoft Dynamics CRM-mobilappen.

Din startskærm er din centrale hub i appen. Her kan du fastgøre dine ofte besøgte poster eller visninger, f.eks. din 'Nøglekonto', hvilket sparer dig tid fra at skulle navigere eller søge efter den samme information gentagne gange. Funktionen til at fastgøre elementer er typisk markeret med en knap eller et ikon, der indikerer 'Fastgør til startskærm'. Dette giver en hurtig og personlig adgang til de vigtigste informationer for din daglige drift.

Optimering af mobilappen til dit behov

Udover den grundlæggende download og opsætning er der flere konfigurationsmuligheder, der kan tilpasses for at sikre, at mobilappen bedst muligt understøtter dit teams specifikke behov. Disse konfigurationer udføres typisk via MS CRM webapplikationen.

Konfiguration af mobilformularer

For at sikre, at dine brugere kun ser de relevante felter og sektioner på deres mobile enheder, skal du konfigurere mobilformularerne. Dette gøres i CRM's tilpasningsindstillinger.

1. Naviger til Indstillinger: Gå til MS CRM webapplikationen og naviger til Indstillinger >> Tilpasninger.
2. Tilpas systemet: Klik på 'Tilpas systemet' >> Udvid 'Entitet' og vælg den entitet, du ønsker at konfigurere for mobilappen (f.eks. 'Konto', 'Kontakt' osv.).
3. Vælg formularer: Udvid den ønskede entitet >> Naviger til 'Formularer'.
4. Vælg hovedformularen: Vælg hovedkontoformularen. Bemærk, at 'Mobile Express'-formularen er til formål, når du tilgår CRM via en mobilbrowser, og 'Interaktiv oplevelsesformular' er til Interactive Service Hub. Din mobilformular vil inkludere de samme felter/sektioner, som du har i MS CRM webklienten.

For at gøre en entitet tilgængelig på mobilappen:

1. Naviger til indstillinger: Gå til Indstillinger >> Tilpas systemet >> Klik på det krævede entitetsnavn.
2. Rul ned til 'Outlook & Mobile': Marker afkrydsningsfeltet 'Aktiver for mobil'.
3. Yderligere indstillinger: Hvis du har brug for, at entiteten skal være skrivebeskyttet på mobilappen, skal du vælge 'Skrivebeskyttet i mobil'. Hvis du ønsker, at denne entitet skal være tilgængelig for offline-funktionen, skal du vælge 'Aktiver for mobil offline'. Disse indstillinger giver dig fleksibilitet til at styre, hvordan data præsenteres og interageres med på mobile enheder.

Konfiguration af Dashboards

Dashboards er en uvurderlig ressource for at få et hurtigt overblik over vigtige data. For at gøre dem tilgængelige på mobilappen skal de konfigureres specifikt.

1. Dashboard-oprettelse: Dashboard-oprettelse forbliver den samme, som vi gør det for webklienten.
2. Aktiver for mobil: For at gøre det tilgængeligt for mobilappen skal du navigere til Indstillinger >> Tilpas systemet >> Dashboards >> Vælg det ønskede dashboard >> Klik på 'Egenskaber' >> Marker afkrydsningsfeltet 'Aktiver for mobil'.

Det bedste er, at du kan forhåndsvise telefon-/tablet-dashboardet direkte på din webklient, hvilket sikrer, at layoutet er optimalt for mobile skærme. Husk, at kun 'Systemdashboards' kan ses på mobilappen, så sørg for at oprette eller tilpasse systemdashboards, hvis du vil have dem tilgængelige for dit mobile team.

Udnyt offline-funktionen fuldt ud

Offline-funktionen er en af de mest værdifulde tilføjelser til Microsoft Dynamics CRM-mobilappen, især for feltsælgere, der ofte arbejder i områder med ustabil internetforbindelse. Denne funktion blev tilgængelig med MS CRM 2016 Online Update 1 eller nyere klienter.

Forudsætninger for mobil offline synkronisering:

For at kunne aktivere mobil offline synkronisering skal du opfylde følgende kriterier:

• Mindst 5 professionelle Microsoft Dynamics CRM Online-licenser ELLER
• Mindst 1 Enterprise Microsoft Dynamics CRM Online-licens

Trin til aktivering af offline-funktion:

1. Aktiver entiteter for offline synkronisering: Det første skridt er at aktivere alle relevante entiteter for offline synkronisering. Dette forklares under det sidste afsnit af 'Konfiguration af mobilformularer', hvor du markerer 'Aktiver for mobil offline'.
2. Opret en 'Mobil offline profil': Det andet skridt er at oprette en 'Mobil offline profil' baseret på dit behov. Dette gøres ved at navigere til Indstillinger >> Mobil offline (under Forretning) >> Mobil offline profiler. Eksempelprofiler vil være tilgængelige for dig at bruge. Du kan oprette nye eller tilføje 'Mobil offline profil elementer' her. Du skal også tilføje brugere, som du ønsker at give offline adgang til. En bruger kan kun tilføjes til én mobil offline profil.
3. Anvend data download filter: Du kan anvende data download filteret under 'Mobil offline profil element'. Der er tre kategorier af filtre tilgængelige:
• Alle poster: Downloader alle poster for den valgte entitet.
• Andet datafilter: Giver dig mulighed for at definere specifikke kriterier for data, der skal downloades.
• Download relaterede data kun: Downloader kun data, der er relateret til de poster, der allerede er downloadet (f.eks. alle aktiviteter relateret til en bestemt konto). Dette er afgørende for at styre mængden af data, der synkroniseres til mobile enheder, og derved optimere ydeevnen.
4. Vælg din profil: Det tredje skridt er at gå til 'Mobil offline indstillinger', hvor du kan vælge din krævede profil, som definerer, hvilke data der synkroniseres til offlinebrug.

Korrekt konfiguration af offline-funktionen kan drastisk forbedre dit teams produktivitet ved at sikre, at de altid har adgang til de seneste data, selv når internetforbindelsen er fraværende eller ustabil. Det er en funktion, der virkelig giver dit team mulighed for at arbejde effektivt, uanset hvor de befinder sig.

Navigering og grundlæggende funktioner i appen

Microsoft Dynamics CRM-mobilappen er designet med brugervenlighed for øje, hvilket gør navigationen intuitiv. Her er de fire primære navigationspunkter, du finder i appen:

• Øverste venstre hjørne: Giver adgang til en liste over poster og entiteter.
• Søg: Et søgeikon, der giver dig mulighed for at udføre en hurtig søgning efter poster.
• Hjem: Fører dig tilbage til startskærmen, hvor dine fastgjorte poster og visninger er.
• Tilbage: Tager dig tilbage til den forrige skærm.

Oprettelse af en ny post:

At oprette en ny post i mobilappen er en simpel proces:

1. Vælg entitet: Klik på entitetens/posttypens navn for at komme til listen.
2. Tilføj ny: Klik derefter på 'Tilføj' (+)-knappen.
3. Indtast detaljer og gem: Indtast de nødvendige detaljer og klik på 'Gem'.

Søgning efter en post:

Søgefunktionen i mobilappen fungerer på samme måde som i webklienten, hvilket giver en ensartet brugeroplevelse:

1. Klik på søgeknappen: Klik på 'søg'-knappen øverst på skærmen.
2. Indtast søgetekst: Indtast den tekst, du ønsker at søge efter.

Appen vil derefter vise relevante resultater baseret på din søgning, hvilket gør det nemt at finde specifikke kunder, kontakter eller sager hurtigt.

Startskærm og fastgørelse af vigtige poster:

Som nævnt tidligere er startskærmen et kraftfuldt værktøj for hurtig adgang. Du kan fastgøre ofte besøgte poster eller visninger til din startskærm. Dette er især nyttigt for salgsrepræsentanter, der ofte arbejder med de samme nøglekunder eller en specifik liste over leads. Ved at fastgøre disse elimineres behovet for gentagne søgninger, hvilket sparer tid og øger effektiviteten.

Tilpasning af brugeroplevelsen: Mobiltemaer

Udseendet af din Microsoft Dynamics CRM-mobilapp kan synkroniseres med temaet for din webklient. Dette sikrer en ensartet brandoplevelse på tværs af alle platforme og kan forbedre brugeraccepten. For at ændre mobilappens tema skal du ændre webklientens tema, og omvendt.

Sådan ændres og publiceres temaer:

1. Naviger til indstillinger: Gå til Indstillinger >> Tilpasninger >> Temaer.
2. Opret eller klon tema: Du kan have ét systemtema og flere brugerdefinerede temaer. Du kan klone system-/standardtemaet eller oprette et nyt. Du kan vælge farver fra en farvevælger som f.eks. colorpicker.com (bemærk: i en rigtig artikel ville dette være en del af en større guide, men links er ikke tilladt i outputtet, så jeg fjerner den faktiske url, men holder farvevalg konceptet).
3. Gem og publicer: Når du har gemt dit tema, skal du klikke på 'Publicer' for at gøre det tilgængeligt på både webklienten og mobilappen. På webklienten vil det være tilgængeligt med det samme, mens det på mobilappen vil være tilgængeligt næste gang du åbner appen; den viser en pop-up for at downloade ændringer. Hvis du klikker på 'download', vil ændringerne være tilgængelige.

Det er vigtigt at bemærke, at hver gang der publiceres en tilpasning på MS CRM, vil mobilappen vise en 'download ændringer'-anmodning. Dette sikrer, at mobilbrugere altid har den mest opdaterede version af appens konfigurationer og data.

Vigtige sikkerhedsroller for mobiladgang

For at sikre, at kun autoriserede brugere kan få adgang til og bruge Microsoft Dynamics CRM-mobilappen, er der en specifik rettighed, der skal tildeles via sikkerhedsroller. Denne ekstra rettighed kaldes 'CRM for Mobile'.

Sådan tildeles 'CRM for Mobile'-rettigheden:

1. Naviger til sikkerhedsroller: Gå til Indstillinger >> Sikkerhed >> Sikkerhedsroller.
2. Vælg en sikkerhedsrolle: Vælg den sikkerhedsrolle, du ønsker at redigere (f.eks. 'Sælger' eller en brugerdefineret rolle).
3. Gå til 'Business Management'-fanen: På fanen 'Business Management' >> Under 'Privatlivsrelaterede rettigheder' >> Indstil 'CRM for Mobile' til organisationsniveau.

Ved at tildele denne rettighed sikrer du, at dit salgsteam kan udnytte mobilappens fulde potentiale, samtidig med at du opretholder den nødvendige sikkerhed og kontrol over adgangen til følsomme data. Uden denne rettighed vil brugere ikke kunne logge ind på mobilappen, selvom de har gyldige CRM-legitimationsoplysninger.

Ofte Stillede Spørgsmål (FAQ)

Her er svar på nogle af de mest almindelige spørgsmål vedrørende Microsoft Dynamics CRM-mobilappen:

Kan jeg bruge appen med en on-premise CRM-installation?

Ja, du kan bruge appen med en on-premise CRM-installation, men den skal være IFD-aktiveret (Internet-Facing Deployment) for at appen kan oprette forbindelse.

Er offline-funktionen gratis?

Ja, offline-funktionen er inkluderet gratis med Microsoft Dynamics CRM 2016 Update 1 og nyere versioner, forudsat at du opfylder licenskravene (mindst 5 Professional eller 1 Enterprise Microsoft Dynamics CRM Online licens).

Hvilke dashboards kan jeg se på mobilappen?

Kun 'Systemdashboards' kan ses på mobilappen. Brugerdefinerede dashboards, der ikke er oprettet som systemdashboards, vil ikke være tilgængelige.

Skal jeg altid downloade ændringer, når appen beder om det?

Ja, det anbefales at downloade ændringerne, når appen beder om det. Dette sikrer, at du altid har de seneste konfigurationer, tilpasninger og data tilgængelige i appen. Ignorering af denne anmodning kan føre til, at du arbejder med forældede data eller funktionalitet.

Hvad skal jeg gøre, hvis jeg ikke kan logge ind på mobilappen?

Først skal du tjekke, om din organisations CRM URL er korrekt indtastet. Dernæst skal du bekræfte dine loginoplysninger (brugernavn og adgangskode). Endelig skal du sikre dig, at din sikkerhedsrolle i CRM inkluderer 'CRM for Mobile'-rettigheden på organisationsniveau.

Kan jeg tilpasse udseendet af mobilappen?

Ja, mobilappens tema synkroniseres med webklientens tema. Ved at ændre og publicere et tema i CRM-webklienten, vil ændringerne også reflekteres i mobilappen, hvilket giver dig kontrol over farver og branding.

Konklusion

Microsoft Dynamics CRM-mobilappen er et kraftfuldt værktøj, der kan transformere den måde, dit salgsteam arbejder på. Ved at følge denne guide til download, konfiguration og optimering kan du sikre, at dine feltsælgere altid har adgang til de mest kritiske data, uanset hvor de befinder sig. Funktioner som offline-adgang, interaktive dashboards og muligheden for at oprette og søge poster på farten er ikke kun bekvemmeligheder; de er fundamentale for at opnå højere produktivitet, bedre kundeservice og i sidste ende, øget salg. Investeringen i at konfigurere og træne dit team i brugen af denne app vil betale sig i form af et mere effektivt og tilfreds salgsteam. Giv dit team de værktøjer, de fortjener, og se din virksomhed blomstre.

Hvis du vil læse andre artikler, der ligner Få Mest Ud Af Din Microsoft Dynamics CRM Mobilapp, kan du besøge kategorien Mobil.