Skalerbare Telefonisystemer til Din Voksende Virksomhed

I takt med at din virksomhed vokser, stiger behovet for et robust og fleksibelt kommunikationssystem. Et forældet telefonisystem kan hurtigt blive en flaskehals, der hæmmer din kundeservice og interne samarbejde. Heldigvis findes der i dag avancerede VoIP-systemer (Voice over Internet Protocol), der er designet til at skalere med din virksomhed, uanset om du har to eller to hundrede ansatte. Disse systemer er pakket med værdifulde funktioner og værktøjer, der bliver mere og mere afgørende, jo større og mere sofistikeret din virksomhed bliver. At sikre, at dine medarbejdere har de nødvendige værktøjer til nemt at kommunikere med kunder og hinanden, er afgørende for din virksomheds succes.

Hvad Gør et Telefonisystem Skalerbart og Funktionelt?

Et skalerbart telefonisystem handler ikke kun om at kunne tilføje flere brugere. Det handler også om at tilbyde et bredt spektrum af funktioner, der kan tilpasses skiftende behov. Her er nogle af de mest værdifulde funktioner, du bør kigge efter:

Opkaldsmuligheder: Målt eller Ubegrænset

De fleste moderne VoIP-telefontjenester tilbyder i dag ubegrænsede indgående og udgående opkald. Dette gælder dog normalt kun for nationale opkald og opkald med lokale telefonnumre. Mange udbydere opkræver ekstra gebyrer og pålægger restriktioner for gratisnumre. Derudover tilbyder nogle skybaserede telefonsystemer månedlige abonnementer eller pay-as-you-go-telefonlinjer, hvilket giver fleksibilitet i forhold til dit forbrug.

Fleksible Telefonsvarermuligheder

Virksomhedstelefonisystemer kan tilbyde både delte og individuelle telefonsvarerbokse. De fleste giver brugere mulighed for at tjekke beskeder fra hvor som helst. VoIP-udbydere tilbyder også visuel telefonsvarer og telefonsvarer-til-e-mail. Den første viser en liste over dine telefonsvarer, som du kan lytte til i vilkårlig rækkefølge, mens den sidste sender en e-mail med din besked som en lydvedhæftning. Telefonsvarertransskription er en anden populær funktion, men tilgængeligheden varierer afhængigt af serviceplanen.

Nummervisning og Lynopkald

Nummervisning er en grundlæggende funktion, der viser nummeret på den person, der ringer til dig. Nummervisningen vises på bordtelefoner eller via en softphone på din computer eller mobil enhed. Med lynopkald kan du, i stedet for at ringe et syvcifret nummer, trykke på én knap for at oprette forbindelse til de numre, du ringer mest til. Denne funktion gælder for bordtelefoner, men mange softphone-apps tilbyder en favoritliste for dine mest brugte kontakter.

Personlige og Virksomhedsmapper

En personlig mappe er en nem måde at administrere dine kontakter på. Den giver dig adgang til dine kontakters telefonnumre, når det er nødvendigt. En virksomhedsmappe viser alle medarbejdere (og deres kontaktoplysninger), hvilket fremmer intern kommunikation.

“Forstyr Ikke” Funktion

Når du arbejder på et stort projekt eller en vigtig opgave, kan du sætte din telefon i denne tilstand for at forhindre afbrydelser. Din telefon vil ikke ringe, og alle opkald sendes direkte til telefonsvareren.

Automatiske Omstillingssystemer (Auto-attendants)

En auto-attendant besvarer opkald til din virksomhed, afspiller en hilsen og dirigerer automatisk den, der ringer, til den person eller afdeling, de forsøger at nå. Avancerede systemer kan tilbyde multilevel auto-attendants, som giver mere omfattende muligheder, herunder viderestilling af den, der ringer, til en anden auto-attendant eller et IVR-system (Interactive Voice Response). Selv små virksomheder drager fordel af at bruge en virtuel receptionist til at forbedre kundeoplevelser. Automatiske omstillingssystemer kan besvare linjer hurtigt i spidsbelastningsperioder. Systemerne håndterer også opkald uden for åbningstid og forsikrer kunderne om, at du vil modtage deres beskeder og svare, når du åbner igen.

Ventemusik og Paging

Du kan vælge den musik, kunderne hører, mens de venter i kø. De fleste leverandører tilbyder forudindspillede spor, mens andre lader dig uploade en brugerdefineret musikafspilningsliste, som kan omfatte beskeder til dem, der ringer. Paging giver dig mulighed for at bruge din telefon til at sende beskeder til alle, svarende til et traditionelt intercom-system. Visse tjenester kan også forbinde dit VoIP-system til et fysisk paging-system.

Call Flip og Tilstedeværelse

Call Flip giver brugere mulighed for problemfrit at skifte mellem enheder under et opkald uden at sætte den, der ringer, på hold. Det er ideelt for virksomhedsejere, der driver deres virksomhed fra en smartphone, eller alle, der ofte skifter mellem mobile og stationære enheder. Tilstedeværelsesstatus viser medarbejdere, om deres kolleger er i et opkald eller tilgængelige for chat. Nogle løsninger lader brugere vælge en status som 'ude af kontoret', 'væk fra skrivebordet' eller 'i et møde'.

Opkaldsrapporter og Online Administration

Opkaldslogger giver grundlæggende analyser af din virksomheds telefonforbrug. Du kan ofte opdele brugsstatistikker efter filtre, f.eks. efter medarbejder eller afdeling. Alle VoIP-systemer kan administreres i en online portal. Fra dashboardet kan du og de andre administratorer tilføje brugere, indstille telefonnumre, gennemgå opkaldsrapporter, oprette ringegrupper og se månedlige opgørelser. Medarbejdere kan også få adgang til portalen for at tjekke deres telefonsvarer, se en virksomhedsmappe og indstille viderestillingsruter. Online admin-værktøjer centraliserer nødberedskabsstyring. Nogle systemer lader arbejdsgivere etablere 911-placeringer og viderestillingsregler for internetudfald. Disse værktøjer er afgørende for forretningskontinuitet og katastrofeberedskabsplanlægning.

Viderestilling af Opkald og Lokalnummeropkald

Din kontortelefon kan automatisk viderestille opkald til et andet nummer. Dette kan være en mobiltelefon, en anden medarbejders linje eller en ekstern VoIP- eller analog telefon. Medarbejdere kan ringe til en kollega via et tre-, fire- eller femcifret lokalnummer i stedet for hele deres telefonnummer.

Opkaldsoptagelse og Ringegrupper

Mange skybaserede telefonsystemer giver dig mulighed for at optage dine opkald. Afhængigt af telefonudbyderen og administratorindstillingerne kan denne funktion være on-demand eller automatisk. Du kan oprette ringegrupper for medarbejdere, der besvarer opkald fra den samme gruppe af kunder. For eksempel kan dit kundeserviceteam have sin egen ringegruppe. Hele gruppen får besked, når en kunde beder om at tale med en kundeservicemedarbejder.

Opkaldskøer og Højttalertelefon

Dette værktøj bruges typisk i callcentre eller virksomheder med høje opkaldsvolumener. Men selv små virksomheder som restauranter kan bruge denne funktion i spidsbelastningsperioder til at administrere telefonordrer. Det sætter opkaldere "i kø", så deres opkald kan besvares, når operatører bliver ledige. Mange IP-telefoner inkluderer en højttalertelefonmulighed, der giver dig mulighed for at tale med en kunde uden at bruge telefonens håndsæt.

Opkaldsoverførsel og Konferenceopkald

Medarbejdere kan hurtigt overføre opkald til deres kolleger. Nogle løsninger tilbyder varme overførsler, som giver dig mulighed for at tale med din kollega, før du overfører opkaldet. Topbedømte telefonsystemer understøtter typisk trevejsopkald, en-til-en videomøder eller større konferencer på en eller flere serviceplaner. Native online mødeteknologier lader dit team konvertere en chat- eller stemmesamtale til et videoopkald med et enkelt klik.

Team Messaging og SMS

De fleste virksomhedstelefonisystemer tilbyder SMS/MMS-tekstbeskedmuligheder og teamchatværktøjer. Medarbejdere kan bruge softphone- eller browserbaserede apps til at kommunikere en-til-en eller i grupper. Team messaging-tjenesterne understøtter normalt fildeling, mens forretningstekstløsninger kan variere efter abonnement.

Hvorfor et VoIP-system er Ideelt for Små Virksomheder

Et VoIP-telefonsystem er en af de mest omkostningseffektive måder at få en virksomhedstelefon på, uanset om du kun udruster dig selv eller et team på 50. At kunne få adgang til ubegrænsede erhvervslinjer for under 23 dollars per bruger betyder, at du kan holde omkostningerne ekstremt lave, når dit team er mindre, og derefter skalere op, når din virksomhed udvides.

1. Det Virker Overalt

Da en virtuel telefontjeneste til små virksomheder kun kræver en internetforbindelse, kan du og dit team arbejde fra stort set hvor som helst. Uanset om du er soloprenør, der ofte rejser, en virksomhed med teammedlemmer i udlandet eller en virksomhed, der åbner nye lokationer, kan dit virtuelle virksomhedstelefonisystem rejse med dig. Delte numre giver dig også mulighed for at dele et enkelt nummer med teammedlemmer internationalt. Dette betyder, at en virtuel assistent kan ringe og sende sms'er til kunder fra dit nummer (selv på tværs af kloden), og dit distribuerede team kan alle dele ansvaret for en enkelt linje.

2. Det Kan Skalere Med Dit Team, Når I Vokser

De bedste virtuelle telefonsystemer opkræver virksomheder pr. bruger, hvilket giver dig fleksibilitet til at tilføje og fjerne medlemmer fra platformen, når dit team skalerer. Har du brug for nye direkte numre til nye teammedlemmer? Eller udvider du til en anden by og har brug for et lokalt nummer til at understøtte din udvidelse? Du kan få så mange telefonnumre, som du har brug for. Når dit team udvikler sig, bør din virksomhedstelefonudbyder også gøre det. Moderne VoIP-udbydere frigiver løbende nye opdateringer og funktioner for at hjælpe små virksomheder med at kommunikere effektivt og opbygge meningsfulde kunderelationer uden besvær.

3. Det Er Nemt at Komme i Gang

Mens fastnettelefoner kræver hardware og kan være mere komplicerede at installere, fungerer virtuelle telefonsystemer på de enheder, dit team allerede ejer. Dette betyder, at du kan springe butiksbesøg, installationsaftaler og ventetid i kø i timevis for at få dit telefonsystem aktiveret. I stedet kan du være i gang på få minutter (… alt sammen uden at tale med nogen overhovedet, hvis det er din præference).

Typer af Telefonisystemer til Små Virksomheder

Der findes mange akronymer og terminologier til at beskrive de typer telefonsystemer, der bruges af virksomheder i dag. For at holde tingene enkle opdeler vi dem i to kategorier: lokalt installerede telefonløsninger og skybaserede telefonløsninger.

Lokalt Installerede Telefonløsninger

Der er to slags lokalt installerede løsninger: fastnettelefoner og private omstillingsanlæg (PBX).

Traditionel Fastnet

Virksomheder brugte engang udelukkende traditionelle analoge fastnetsystemer, der blev installeret af teleudbydere. Selvom de var pålidelige og producerede god opkaldskvalitet, var disse telefonsystemer dyre at opsætte og vedligeholde. Analoge telefoner er stadig i brug i store institutioner og steder uden adgang til en pålidelig højhastighedsforbindelse. Disse telefonnetværk administreres med KSU'er (Key Service Units). I dag er virksomheder gået videre til telefonløsninger, der giver flere funktioner end opkaldsoverførsel og banke på.

Private Omstillingsanlæg (PBX)

Efterhånden som telefonlinjer blev digitaliseret, begyndte virksomheder at implementere private omstillingsanlæg, eller private telefonnetværk, inden for deres egen virksomhed. PBX-løsninger kan enten administrere opkald via PSTN-netværket (analog PBX), eller de kan bruge VoIP-teknologi til at administrere opkald over internettet (IP-PBX). Disse systemer kræver dyr hardware, proprietære kontortelefoner og ekspertise på stedet for at vedligeholde, men de giver avancerede opkaldsfunktioner som opkaldsoptagelse, telefonsvarer, opkaldskøer og interaktive stemmemenuer (IVR). Og de kan yderligere tilpasses til en virksomheds behov. Disse løsninger opfylder dog stadig ikke moderne virksomheders behov, især for dem med medarbejdere, der ikke behøver at være bundet til en bordtelefon, der venter på indgående opkald.

Voice over Internet Protocol (VoIP) – Den Moderne Løsning

Med Voice over Internet Protocol (VoIP) foretager du stemmeopkald over en trådløs forbindelse i stedet for traditionelle analoge telefonlinjer (POTS). Da VoIP kører over en trådløs forbindelse, har du ikke brug for en masse kompliceret udstyr for at komme i gang. Alt du behøver er en stærk Wi-Fi- eller mobil internetforbindelse og en internetaktiveret understøttet enhed til at foretage og modtage opkald – fra hvor som helst i verden. Hvad mere er, har VoIP notorisk bedre opkaldskvalitet end traditionelle telefonlinjer, og mange udbydere (som OpenPhone) tilbyder yderligere forretningsfunktioner, du ikke får med standardtelefonlinjer. Disse funktioner inkluderer ubegrænset opkald, delte telefonnumre, tekst, opkaldsoptagelse og viderestilling af opkald. De bedste erhvervstelefontjenester i dag er typisk skybaserede VoIP-systemer.

Sammenligning af Populære Telefonisystemer til Små Virksomheder

At vælge det rigtige telefonisystem kan være en udfordring, da der er utallige muligheder med forskellige funktioner og fordele. Her er en sammenligning af nogle af de bedste udbydere, der ofte anbefales til små virksomheder:

OpenPhone: Det Bedste Valg for Små Virksomheder

OpenPhone skiller sig ud som et robust VoIP-system med moderne funktioner, der nemt kan skaleres med din virksomhed. Med masser af automatiseringsmuligheder – herunder telefonmenufunktioner og automatiske sms-svar – og integrationer med dine foretrukne forretningsapps sikrer OpenPhone, at du aldrig føler dig alene om at styre din kommunikation, selvom du er en soloprenør.

• Fordele: Nemt at skalere med teamvækst, ubegrænsede opkald og sms'er i USA og Canada, integrationer med over 5.000 tredjepartsapps, sms-automatiseringer, delte numre til teamansvar, samlet indbakke for hurtigere overblik.
• Ulemper: Kan ikke verificere konti via to-faktor-autentificering (gælder for næsten alle virtuelle telefonnumre hos visse tjenester).

OpenPhone gør det nemt at ringe og sende sms'er fra din eksisterende computer, smartphone eller tablet. Efterhånden som din virksomhed vokser, kan du nemt øge antallet af brugere på din konto. Hver bruger kan få sit eget amerikanske, canadiske eller gratisnummer, hvilket giver dig mulighed for at udvide din virksomhed i hele Nordamerika, eller dele eksisterende numre med deres teammedlemmer for at hjælpe med at besvare opkald og sms'er. Samarbejde er også ligetil, da teammedlemmer kan tilføje specifikke noter til kontakter. Desuden kan I starte interne tråde for at arbejde sammen om ekstern kommunikation og tildele opgaver. Med OpenPhone kan du være i gang på under 15 minutter.

Sådan Vælger Du det Rigtige Telefonisystem

For nogle virksomheder er dyre internationale opkald en dealbreaker, mens for andre er problemfri sms-udveksling den højeste prioritet. Så hvordan beslutter du, hvilken udbyder der passer til dig, baseret på dine unikke behov?

Faktorer der påvirker valget:

1. Nøglefunktioner: Hvilke funktioner er et "must-have" for dit telefonisystem? Er det opkaldsoptagelse, telefonsvarertransskriptioner eller en auto-attendant til at viderestille opkald?
2. Antal brugere: Hvor stort er dit team? Hvis dit team vokser, har du brug for et telefonisystem, der kan skalere med dig.
3. Fjernarbejde eller kontor: Er dit team distribueret eller arbejder de primært fra ét sted? Dette kan bestemme den type telefonisystem, du ender med at vælge.

Anbefalet proces:

1. Lav en kort liste over potentielle muligheder baseret på funktionerne i denne guide og på hver udbyders hjemmeside.
2. Tjek anmeldelsessider som G2 for at få en fornemmelse af eksisterende og tidligere kunders oplevelser med hver udbyder. Hvis anmeldelserne er røde flag baseret på dine behov, stryg udbyderen fra din liste.
3. Verificer, hvor lydhøre udbyderne er, ved at kontakte deres kundesupport. Stil dem eventuelle indledende spørgsmål, du måtte have om deres tjenester, efter at have tjekket deres hjemmeside, og hold øje med, hvor lydhøre og gennemsigtige de er i deres svar.
4. Prøv de udbydere, der stadig er på din kortliste. Praktisk erfaring vil hjælpe dig med at forstå, hvor intuitivt systemet er, hvor nemt det er at onboarde, og hvor godt systemet vil integreres i din eksisterende tech-stack og processer.

Når du har afsluttet det sidste trin ovenfor, skulle du have valgt dit vindende telefonisystem. Hvis du har et eksisterende nummer, du ønsker at bruge på dit nye telefonsystem, efter du har gennemført en prøveperiode med et midlertidigt telefonnummer, kan du "porte" det over.

Hvad Koster et Telefonisystem til Små Virksomheder?

Omkostningerne ved et telefonisystem til små virksomheder varierer afhængigt af den valgte tjeneste, den type telefonisystem du bruger, og hvor mange brugere du har.

• En startplan for VoIP-telefonsystemer koster typisk 15 til 25 dollars pr. bruger pr. måned.
• Mellemstore telefonsystemer koster 25 til 50 dollars pr. bruger pr. måned.
• Hvis du vælger et lokalt installeret PBX-system, vil det koste mellem 500 og 1.000 dollars pr. bruger.
• Et analogt PBX-telefonsystem vil koste 1.000 til 2.000 dollars for et team på fem personer.

Som det fremgår, er VoIP ofte den mest omkostningseffektive løsning, især når man tager højde for den store mængde funktioner og den fleksibilitet, de tilbyder.

Ofte Stillede Spørgsmål (FAQ)

Hvad er Voice over IP (VoIP)?

VoIP er en teknologi, der lader dig foretage og modtage opkald og sms'er over internettet. I stedet for at rejse over kobberledninger, rejser din stemmebesked gennem nettet i form af datapakker.

Hvad er et telefonisystem til små virksomheder (SMB)?

Et telefonisystem til små virksomheder er en løsning, der lader dig administrere og håndtere al din virksomhedskommunikation via opkald og sms'er, uanset om du er en soloprenør eller et voksende team. De bedste systemer fungerer på samme måde som e-mailindbakker, hvilket gør det nemt for dig at gennemgå en samtales historik og fokusere på at opbygge relationer med dine kunder.

Hvordan opsætter jeg et telefonisystem til små virksomheder?

Selvom traditionelle telefonisystemer til små virksomheder (som fastnettelefoner) kræver installation af hardware og hjælp fra IT-professionelle, kan du opsætte et moderne telefonisystem ved blot at tilmelde dig online og invitere dine teammedlemmer via e-mail. Det tager kun få minutter!

Hvordan sammenlignes traditionelle PBX-systemer med skybaserede telefontjenester?

Traditionelle PBX-systemer er langt mindre fleksible end skybaserede telefonløsninger. Da dit system er bundet til et fysisk kontor, kan du ikke bruge din telefon væk fra dit skrivebord. Selv med viderestilling af opkald er det langt sværere at følge op med dine arbejdskontakter, hvis du forsøger at arbejde eksternt med et traditionelt PBX-system.

Hvad er fordelene ved et skybaseret kontortelefonsystem?

Skybaserede kontortelefonsystemer tilbyder robuste opkaldsfunktioner – herunder integrationer med forretningsapps, som kun er mulige med en internetforbindelse – til en langt lavere pris end traditionelle telefoner. Desuden, med nemme opgraderinger og intet behov for helt nye enheder, er det enkelt at skalere din lille virksomhed.

Kan jeg bruge min eksisterende telefon med OpenPhone?

OpenPhone er kompatibel med enhver smartphone med iOS 12.1, Android 6.0 eller nyere. Har du ikke en kompatibel mobiltelefon eller mobilenhed? Du kan altid ringe og sende sms'er fra din computer; OpenPhone har også browser- og desktop-apps.

Er VoIP det værd for en lille virksomhed?

Et virtuelt VoIP-telefonsystem er en af de mest omkostningseffektive måder at få en virksomhedstelefon på, uanset om du kun udruster dig selv eller et team på 50. At kunne få adgang til ubegrænsede erhvervslinjer for under 23 dollars per bruger betyder, at du kan holde omkostningerne ekstremt lave, når dit team er mindre, og derefter skalere op, når din virksomhed udvides. Da mange virtuelle virksomhedstelefonisystemer giver dig adgang til avancerede funktioner – såsom analyser, opkaldsoptagelser, integrationer og mere – behøver du heller ikke bekymre dig om at vokse ud af dit virksomhedstelefonisystem i fremtiden, når din virksomhed udvikler sig.

Kan jeg bruge min mobiltelefon som en erhvervslinje?

Mange små virksomhedsejere starter med at bruge deres personlige mobiltelefonnumre til forretningsbrug – men det bør du undgå. At bruge din personlige telefon til arbejde kan forstyrre din arbejds-privatlivsbalance, give dine private oplysninger væk og gøre det svært at styre kunderelationer effektivt. At tilføje et virtuelt erhvervsnummer til din personlige telefon omgår dog mange af disse problemer:

• Det holder dit personlige nummer privat.
• Det giver dig mulighed for at tilføje åbningstider til din linje, så du kan opretholde en sund arbejds-privatlivsbalance.
• Det holder kundekommunikation centraliseret og adskilt fra din personlige kommunikation, hvilket gør det nemmere at administrere.

Du kan nemt se, hvornår indgående opkald er fra dine arbejds- eller personlige kontakter.

Er det bedre at have en separat erhvervstelefon?

Hvis du overvejer et virtuelt erhvervsnummer, undrer du dig måske over, om der er nogen ulempe ved ikke at have en separat erhvervstelefon – uanset om det er en separat mobiltelefon eller en fastnettelefon. En ulempe, som VoIP-tjenester har, er, at de generelt ikke understøtter nødtjenester (som 911-opkald), da de ikke viderestilles via fysiske telefonlinjer og er bundet til en specifik placering. Hvis dit team ofte har brug for adgang til nødtjenester, kan en fastnettelefon eller en separat erhvervsmobiltelefon være vejen frem. Hvis nødkald ikke er en del af dit teams job, og du kun behøver at foretage erhvervskald, er VoIP mere overkommeligt, mere mobilt og nemmere at skalere, når din organisation vokser.

Hvad gør OpenPhone til et pålideligt kommercielt og virksomheds-telefonsystem?

OpenPhone tilbyder skalerbarhed, problemfri integration med over 5.000 tredjepartsapps og funktioner som sms-automatiseringer og delte numre, hvilket gør det alsidigt til forskellige kommercielle applikationer. Med ubegrænsede opkald og sms'er i USA og Canada, nem skalerbarhed plus integrationer med store forretningsapps understøtter OpenPhone effektivt virksomhedskommunikationsbehov.

Hvad er de vigtigste funktioner at kigge efter i et iværksætter-telefonsystem for effektiv forretningskommunikation?

For et iværksætter-telefonsystem bør nøglefunktioner omfatte skalerbarhed til at vokse med din virksomhed, integrationsmuligheder med essentielle apps som CRM og projektstyringsværktøjer og automatiseringsfunktioner som automatiske sms-svar for at strømline kommunikationen. Derudover er overkommelighed, pålidelighed og understøttelse af mobil- og desktopbrug afgørende for at sikre, at iværksættere kan administrere deres forretningskommunikation effektivt fra hvor som helst.

Hvis du vil læse andre artikler, der ligner Skalerbare Telefonisystemer til Din Voksende Virksomhed, kan du besøge kategorien Mobil.