13/02/2023
Kommunikér Effektivt med HubSpot Opkaldsfunktion
I en verden, hvor direkte kundekontakt er afgørende for succes, tilbyder HubSpot en robust opkaldsfunktion, der integrerer problemfrit med din CRM. Uanset om du er sælger, kundeservicemedarbejder eller blot ønsker at styrke dine forretningsrelationer, giver HubSpot dig mulighed for at foretage og administrere opkald direkte fra din konto. Denne guide vil udforske, hvordan du bruger HubSpot til at foretage opkald, hvordan optagelser håndteres, og hvordan du får mest muligt ud af denne kraftfulde funktion.
Sådan Foretager Du Opkald fra HubSpot
At foretage et opkald fra HubSpot er en intuitiv proces, designet til at spare dig tid og forbedre din produktivitet. Følg disse trin for at komme i gang:
- Navigér til en Kontaktpost: Log ind på din HubSpot-konto og gå til "CRM" efterfulgt af "Kontakter". Vælg den kontakt, du ønsker at ringe til, ved at klikke på deres navn.
- Start Opkaldet: I venstre sidebar på kontaktsiden finder du et opkaldsikoner. Klik på dette ikon for at åbne opkaldsværktøjet.
- Vælg Telefonnummer: Du vil se en dropdown-menu, hvor du kan vælge det telefonnummer, du vil ringe fra. HubSpot kan bruge et HubSpot-udleveret nummer, et registreret udgående nummer eller en tredjepartsopkaldsudbyder. Hvis du ikke behøver at opdatere indstillingerne, kan du vælge et nummer og opkaldet vil starte med det samme.
- Opkaldsindstillinger: Før du foretager opkaldet, kan du vælge at "Åbn opkaldsindstillinger". Her kan du tilpasse forskellige aspekter af dit opkald. HubSpot gemmer som standard dine seneste opkaldsindstillinger.
Tilpasning af Opkaldsindstillinger
HubSpot giver dig fleksibilitet til at tilpasse, hvordan du foretager opkald:
- Fra Nummer: Vælg det telefonnummer, der skal vises på modtagerens opkalds-ID. Du kan også tilføje nye numre eller vælge fra en liste over registrerede numre.
- Opkaldsmetode: Vælg, hvordan du vil foretage opkaldet:
- Opkald fra browser: Bruger din computers lyd til at foretage opkaldet. Et pop-up vindue vil dukke op.
- Opkald fra telefon: HubSpot ringer først til dig, og derefter forbinder dig med din kontakt. Bemærk, at denne metode bruger dobbelt så mange opkaldsminutter, da to opkald foretages.
- Opkald fra HubSpot-app: Sender en push-notifikation til din telefon, som du skal acceptere for at starte opkaldet via HubSpot mobilappen.
- Tilføjelse af Telefonnumre: Hvis den kontakt, du ringer til, ikke har et telefonnummer gemt, kan du tilføje et direkte fra opkaldsvinduet. Du kan vælge en eksisterende telefonnummer-egenskab eller oprette en ny. Husk at inkludere landekoden, især når du ringer til numre uden for USA.
Opkaldsminutter og Begrænsninger
Det er vigtigt at være opmærksom på dit opkaldsminutteforbrug. Antallet af tilgængelige opkaldsminutter afhænger af din HubSpot-abonnementstype. Du vil modtage en advarsel, når du nærmer dig din grænse. Hvis du når din grænse midt i et opkald, kan du afslutte den aktuelle samtale, men du vil ikke kunne foretage yderligere opkald den måned. Dine opkaldsminutter nulstilles den første dag i hver måned.
Optagelse af Opkald
HubSpot giver dig mulighed for at optage dine opkald, hvilket kan være uvurderligt for træning, kvalitetssikring og dokumentation. Sådan fungerer det:
- Udgående Opkald: Klik på "Optag" i øverste venstre hjørne af opkaldsvinduet. Optagelse er automatisk aktiveret for jurisdiktioner, der kræver samtykke fra én part. For jurisdiktioner, der kræver samtykke fra begge parter, skal du indhente samtykke fra den person, du ringer til, før du starter optagelsen. Du vil blive bedt om at bekræfte, at du har informeret den anden part, før optagelsen starter.
- Indgående Opkald: Hvis "Tillad opkaldsoptagelse" er aktiveret i din konto, vil indgående opkald til dit HubSpot-nummer automatisk blive optaget. Den indgående part vil blive informeret om optagelsen og give samtykke ved at forblive i linjen.
Vigtigt: Hvis du stopper optagelsen under et opkald, gemmes optagelsen ikke. Andre årsager til, at optagelser ikke gemmes, kan omfatte forbindelsesproblemer eller manglende overholdelse af samtykkekrav.
Under og Efter Opkaldet
Under opkaldet har du flere muligheder:
- Noter: Indtast noter direkte i opkaldsvinduet for at registrere vigtige oplysninger under samtalen.
- Mute: Klik på "Mute" ikonet for at slå din mikrofon fra.
- Nummerblok: Klik på "Keypad" ikonet for at indtaste et nummer eller få adgang til nummerblokken.
- Lydindstillinger: Juster din mikrofon eller højttaler ved at bruge "Audio" dropdown-menuen. Du kan også se din netværkskvalitet via MOS-scoren.
Når opkaldet er afsluttet, kan du afslutte det ved at klikke på "End Call". Derefter får du mulighed for at tilføje yderligere noter, tildele et opkaldsresultat, redigere tilknyttede poster, bedømme opkaldskvaliteten og oprette en opfølgningsopgave.
Opkald fra samtale-indbakken
Hvis du er midt i en live chat eller e-mail-samtale med en besøgende i HubSpot-indbakken, kan du starte et opkald direkte fra svarredigeringsfeltet. Dette giver dig mulighed for øjeblikkeligt at skifte til telefonisk kommunikation. Bemærk, at tredjepartsopkaldsintegrationer ikke kan bruges fra samtale-indbakken.
Sådan gør du:
- Navigér til "CRM" > "Indbakke".
- Klik på en samtale i venstre sidebar.
- I svarredigeringsfeltet, klik på dropdown-menuen for kanalskift og vælg "Opkald".
- Vælg dit telefonnummer og din opkaldsmetode, eller klik "Åbn opkaldsindstillinger" for at tilpasse.
- Når du er klar, startes opkaldet. Ligesom ved opkald fra en kontaktpost, kan du optage, mute og tage noter.
Gennemgang af Opkald på Tidslinjen
Efter at have gemt et opkald, vil det blive vist på kontaktens tidslinje. Herfra kan du:
- Redigere Tilknytninger: Ændre, hvilke poster opkaldet er tilknyttet.
- Fasthold Aktiviteter: Fastgør vigtige opkald øverst på tidslinjen.
- Se Historik: Gennemgå ændringer foretaget på opkaldsaktiviteten.
- Slette Opkald: Fjern opkaldet fra alle tilknyttede poster.
- Redigere Resultat/Type: Ændre opkaldets resultat eller type.
- Tilføje Kommentarer: Tilføj yderligere kommentarer til opkaldsloggen.
- Gennemgå Optagelse: Få adgang til yderligere opkaldsdetaljer, inklusive optagelser og transskriptioner (hvis Conversation Intelligence er aktiveret).
HubSpot og Tredjepartsopkaldsudbydere
HubSpot integrerer med flere opkaldsudbydere, hvilket giver dig fleksibilitet i dit valg. En af de mest almindelige er Twilio. Det er vigtigt at bemærke, at alle indgående og udgående opkald i HubSpots EU-datacenter rutes gennem Twilios datacenter i Irland. Dette har betydning for, hvordan dine stemme- og datatransmissioner håndteres, især for brugere inden for EU.
Opsummering
HubSpots opkaldsfunktion er et kraftfuldt værktøj til at strømline din kommunikation og styrke dine kunderelationer. Ved at forstå, hvordan du foretager opkald, administrerer dine indstillinger, optager samtaler og gemmer vigtige data, kan du maksimere din produktivitet og sikre en mere effektiv kundeoplevelse. Husk altid at være opmærksom på regler for databeskyttelse og samtykke, når du foretager opkald og optager samtaler.
Ofte Stillede Spørgsmål (FAQ)
Q: Hvor mange opkaldsminutter har jeg?
A: Antallet af opkaldsminutter afhænger af din specifikke HubSpot-abonnementstype. Du kan se dit forbrug i din konto.
Q: Kan jeg foretage opkald uden et HubSpot-udleveret nummer?
A: Ja, du kan bruge et registreret udgående telefonnummer eller en tredjepartsopkaldsudbyder.
Q: Hvad sker der, hvis jeg når min opkaldsminuttegrænse?
A: Du kan afslutte det igangværende opkald, men du kan ikke foretage yderligere opkald den pågældende måned. Minutterne nulstilles den første dag i næste måned.
Q: Hvornår gemmes opkaldsoptagelser?
A: Optagelser gemmes, når du aktivt klikker "Optag" og overholder samtykkereglerne, eller automatisk for indgående opkald, hvis funktionen er aktiveret.
Q: Kan jeg optage opkald, der kræver samtykke fra begge parter?
A: Ja, men du skal indhente samtykke fra den person, du ringer til, før du starter optagelsen, og bekræfte dette i HubSpot.
Hvis du vil læse andre artikler, der ligner HubSpot Opkald: Din Guide til Kommunikation, kan du besøge kategorien Mobil.