OSM: Din guide til databeskyttelse i rekruttering

I en verden, hvor digitalisering og databehandling er en integreret del af hverdagen, er det afgørende at have en klar forståelse af, hvordan dine personlige oplysninger bliver behandlet. Dette gælder især, når du søger job. OSM Maritime Group, en global aktør inden for shipping og maritim service, lægger stor vægt på transparens og beskyttelse af kandidaters personlige data. Denne artikel dykker ned i, hvordan OSM Maritime Group (herefter benævnt OSM) indsamler, bruger og beskytter dine oplysninger under rekrutteringsprocessen, og hvad dine rettigheder er i denne forbindelse.

Hvad står OSM for?

OSM står for OSM Maritime Group. Denne gruppe består af forskellige juridiske enheder, der arbejder sammen for at levere en bred vifte af maritime ydelser. Når du interagerer med OSM i forbindelse med en jobansøgning, er det vigtigt at vide, at den specifikke enhed, du ansøger hos, er dataansvarlig for dine personlige data. Dog kan data også deles internt i OSM-koncernen til administrative formål.

Hvilke data indsamler OSM?

OSM indsamler en række forskellige typer af personlige oplysninger for at kunne vurdere din egnethed til en stilling. Disse kan opdeles i almindelige personoplysninger og særlige kategorier af personoplysninger (følsomme data).

Almindelige personoplysninger

Disse omfatter typisk de oplysninger, du selv stiller til rådighed, og som er nødvendige for at behandle din ansøgning:

• Information fra dit CV og følgebrev.
• Navn, adresse, telefonnummer, personlig e-mailadresse.
• Fødselsdato, køn, nationalitet.
• Beskæftigelseshistorik og tidligere erfaringer.
• Uddannelse, certificeringer og kvalifikationer.
• Information indhentet via tredjeparts rekrutteringsbureauer eller online platforme (f.eks. Webcruiter.com, LinkedIn).
• Information delt under interviews, herunder noter og resultater af eventuelle opgaver.

Særlige kategorier af personoplysninger (følsomme data)

I visse tilfælde, og kun når det er lovpligtigt eller nødvendigt for at vurdere din egnethed til specifikke roller, kan OSM indsamle følsomme oplysninger:

• Oplysninger om straffeattest: Indhentes kun efter et jobtilbud er givet, og kun hvis loven kræver det, især for stillinger med ansvar for mindreårige eller ombord på visse typer fartøjer.
• Oplysninger om helbred: Inkluderer medicinske tilstande, sundheds- og sygefraværsregistreringer. Dette er ofte påkrævet for søfarende for at sikre, at de er egnet til at arbejde ombord på et skib i henhold til Maritime Labour Convention eller anden relevant lovgivning. For landbaseret personale kan det bruges til at vurdere egnethed til stillinger med hyppige rejser eller besøg på fartøjer.
• Oplysninger om handicap: Kan indsamles for at vurdere, om der er behov for særlige tilpasninger under rekrutteringsprocessen eller i selve jobbet. Det indsamles kun, hvis du selv ønsker at dele disse oplysninger.

Hvordan indsamles dine personlige oplysninger?

OSM indhenter dine personlige oplysninger fra flere kilder for at sikre en grundig og retfærdig vurdering af din ansøgning:

• Direkte fra dig: Gennem din jobansøgning, CV, følgebrev og under interviews.
• Henvisninger: Fra eksisterende medarbejdere som en del af en henvisningspolitik.
• Interne rekrutteringsressourcer: Fra OSM's egne HR- og rekrutteringsafdelinger.
• Tredjepartsudbydere: Dette kan omfatte baggrundstjekudbydere, som indhenter relevant data, politimyndigheder for straffeattester, og tidligere arbejdsgivere eller referencer, som du har angivet.
• Offentligt tilgængelige kilder: Data fra f.eks. flagstatsmyndigheder og certificeringsorganer kan blive indsamlet.
• Online platforme: Rekrutteringsbureauer og professionelle netværksplatforme som LinkedIn.

Hvordan anvendes dine personlige oplysninger?

Dine personlige oplysninger bruges primært til at administrere og gennemføre rekrutteringsprocessen. De specifikke formål omfatter:

• Vurdering af egnethed: At vurdere dine færdigheder, kvalifikationer og egnethed til den opslåede stilling eller andre relevante stillinger i OSM.
• Baggrunds- og referencechecks: Gennemførelse af nødvendige checks for at verificere dine oplysninger og tidligere ansættelser.
• Kommunikation: At holde dig informeret om status på din ansøgning og rekrutteringsprocessen.
• Statistiske formål: Anvendelse af anonymiserede data til at analysere og forbedre OSM's rekrutteringsprocesser.
• Intern deling: Deling af dine oplysninger med relevante ansatte og hiring managers, der er involveret i udvælgelsesprocessen.
• Registrering: Opretholdelse af interne registre over ansættelsesprocesser.
• Overholdelse af lovgivning: Sikring af, at alle processer overholder gældende love og regler.
• Analyse af interaktioner: Forståelse af kandidaters oplevelser for at forbedre fremtidige processer.

OSM's brug af dine data er baseret på deres legitime interesser i at finde de rette kandidater og indgå ansættelseskontrakter. Hvis du ikke leverer de nødvendige oplysninger, kan det påvirke muligheden for at behandle din ansøgning.

Brug af følsomme personoplysninger

Følsomme oplysninger bruges med stor forsigtighed:

• Handicap: Anvendes til at vurdere behovet for tilpasninger under rekruttering.
• Helbredsoplysninger: For søfarende er det essentielt for at sikre, at de opfylder de lovpligtige sundhedsstandarder for at arbejde ombord. For landbaseret personale bruges det til specifikke roller, der kræver rejseaktivitet eller besøg på fartøjer.

Oplysninger om straffeattester

Oplysninger om straffeattester indhentes kun, hvis det er lovpligtigt, og typisk efter et jobtilbud er afgivet og accepteret. Dette er især relevant for roller, der involverer kontakt med mindreårige eller arbejde ombord på visse typer af fartøjer, hvor baggrundstjek er påkrævet.

Datadeling med tredjeparter

OSM deler kun dine personlige oplysninger med tredjeparter, når det er nødvendigt for at behandle din ansøgning. Dette kan omfatte:

• Interne enheder inden for OSM-gruppen: Både inden for og uden for EU/EØS, især hvis du ansøger om en stilling i en anden jurisdiktion, eller hvis du er søfarende og ansættes på et af deres administrerede fartøjer. Data deles også, hvis andre enheder i OSM-gruppen søger kandidater med lignende profiler.
• Klienter: Specifikt skibsmanagement-klienter kan anmode om oplysninger om søfarende, der arbejder på deres fartøjer.
• Tredjeparts serviceudbydere: Udbydere, der assisterer med rekrutteringsprocessen (f.eks. baggrundstjek), er forpligtet til at beskytte dine data i overensstemmelse med OSM's politikker og må kun behandle data til specifikke, aftalte formål.

OSM sikrer, at alle tredjepartsudbydere overholder databeskyttelsesregler og har passende sikkerhedsforanstaltninger på plads.

Internationale dataoverførsler

OSM kan overføre dine personlige data til lande uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS). Dette sker i overensstemmelse med gældende lovgivning, hvor der implementeres passende beskyttelsesforanstaltninger for at sikre et højt niveau af datasikkerhed. Hvis du ønsker yderligere information om disse mekanismer, kan du kontakte OSM.

Datasikkerhed

OSM har implementeret robuste sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personlige oplysninger mod uautoriseret adgang, tab eller misbrug. Dette inkluderer begrænset adgang til data for medarbejdere, der har et legitimt behov for det, og som er underlagt fortrolighedsforpligtelser. Procedurer er på plads for at håndtere eventuelle brud på datasikkerheden, og relevante parter vil blive underrettet, hvis det er lovpligtigt.

Dataopbevaring

OSM opbevarer dine personlige oplysninger i en bestemt periode:

• Søfarende: 2 år efter ansøgningens afslutning.
• Kontorstillinger (landbaseret): 1 år efter ansøgningens afslutning.

Denne opbevaringsperiode tjener til at dokumentere, at rekrutteringsprocessen har været retfærdig og transparent. Efter udløbet af perioden slettes dine data sikkert. Hvis OSM ønsker at opbevare dine data længere for fremtidige jobmuligheder, vil de indhente dit eksplicitte samtykke til dette.

Dine rettigheder

Som ansøger har du en række rettigheder i henhold til GDPR:

• Ret til indsigt: Du kan anmode om en kopi af dine personlige oplysninger, som OSM opbevarer.
• Ret til berigtigelse: Du kan bede om at få rettet ukorrekte eller ufuldstændige oplysninger.
• Ret til sletning: Du kan anmode om, at dine personlige oplysninger slettes, især hvis der ikke længere er et legitimt grundlag for at behandle dem.
• Ret til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af dine data, hvis den baseres på legitime interesser, eller hvis dataene bruges til direkte markedsføringsformål.
• Ret til begrænsning af behandling: Du kan anmode om at begrænse behandlingen af dine data, f.eks. for at verificere deres nøjagtighed.
• Ret til dataportabilitet: Du kan anmode om at modtage dine data i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, eller få dem overført til en anden dataansvarlig.

For at udøve disse rettigheder, kan du kontakte OSM skriftligt via e-mail til [email protected].

Ret til at trække samtykke tilbage

Hvis du ikke længere ønsker, at OSM skal behandle din jobansøgning, eller hvis behandlingen er baseret på dit samtykke (f.eks. til at gemme dine data til fremtidige muligheder), kan du trække dit samtykke tilbage. Kontakt [email protected] for at anmode om dette. Dine data vil derefter blive slettet i overensstemmelse med opbevaringspolitikken.

Kontaktinformation

For spørgsmål vedrørende databeskyttelse eller for at udøve dine rettigheder, kan du kontakte OSM Maritime Group via de angivne e-mailadresser i deres privatlivspolitik.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvad skal jeg gøre, hvis jeg opdager en fejl i mine personlige oplysninger, som OSM har registreret?
Du har ret til berigtigelse. Kontakt OSM skriftligt (f.eks. via e-mail til [email protected]) og angiv de korrekte oplysninger, så de kan blive rettet.

Hvor længe opbevarer OSM mine data, hvis jeg ikke får jobbet?
For søfarende opbevares data i 2 år, og for kontorstillinger i 1 år, medmindre du giver samtykke til længere opbevaring.

Kan jeg få mine data slettet, før opbevaringsperioden udløber?
Ja, du har ret til sletning. Kontakt OSM og anmod om sletning af dine data, især hvis der ikke er et fortsat legitimt grundlag for behandlingen.

Hvad hvis jeg ansøger om flere stillinger hos OSM? Skal jeg ansøge separat for hver stilling?
OSM's systemer kan håndtere ansøgninger til flere stillinger. Dine data vil blive brugt til at vurdere din egnethed til alle relevante stillinger, du har ansøgt om.

Hvad betyder det, at OSM har en 'legitim interesse' i at behandle mine data?
Det betyder, at OSM har en forretningsmæssig begrundelse for at behandle dine data, f.eks. for at finde kvalificerede medarbejdere. Denne interesse afvejes altid mod dine egne rettigheder og friheder.

Det er vigtigt at være informeret om dine rettigheder og, hvordan dine personlige data bliver behandlet. OSM Maritime Group stræber efter at sikre, at denne proces er så gennemsigtig og sikker som mulig, og opfordrer alle kandidater til at sætte sig ind i deres privatlivspolitik for en fuld forståelse.

Hvis du vil læse andre artikler, der ligner OSM: Din guide til databeskyttelse i rekruttering, kan du besøge kategorien Mobil.